Como escrever um relatório factual

Considere o que o leitor já sabe. Os problemas mais comuns em relatórios factuais estão superestimando e subestimando o conhecimento do leitor. É fácil sobrecarregar as pessoas com jargão ou aborrecê-los com informações simplista. Tente descobrir o quanto o seu leitor já sabe e se comunicar no nível adequado de conhecimento.

Pense sobre a posição do leitor. O leitor pode ter interesses especiais, gosta ou não gosta. Entenda o que seu leitor quer realmente. Entregar um relatório que vai apelar para suas atitudes ou pode não ter lido. Reflectir sobre se a pessoa ler o relatório será fazê-lo com base em ideias preconcebidas sobre o conteúdo.

Decidir o conhecimento factual o leitor precisa. Considere a medida em que você precisa para dar informação de fundo ou definir termos técnicos.

Olhe para o que os fatos que o leitor quer aprender. Pense em como os dados factuais que você está apresentando vai entregar isso. Por vezes, o processo pode mostrar que um relatório não é necessário em todos ou que o objectivo pode ser mais bem conseguidos de outro modo.

Escolha o seu material com cuidado. Mantenha-o simples e justificar suas conclusões. Simplificar tanto quanto possível. Descartar o material estranho e concentrar-se no essencial. Justificar suas conclusões com fatos e estado onde você os encontrou. Construir os fatos em um caso de lógica e consistente, de modo que o leitor pode chegar às mesmas conclusões.

Planejar a estrutura do relatório. Os fatos devem ser um conjunto de instruções que levam o leitor para o seu conclusão. Comece dividindo seu relatório em seções principais. Cada objecto pode ser subdividida dessa maneira. Estas subdivisões podem tornar-se os títulos em seu relatório. Faça uma lista em cada rubrica de todos os pontos que você quer trazer para cima e observe as informações que você precisa para apoiá-los. Organizar os pontos em uma sequência lógica que atenda seus objetivos.

Aplicar um estilo apropriado. Embora os relatórios seguem as convenções rígidas, há espaço para o estilo pessoal. relatórios eficazes utilizam um processo de elaboração e reformulação. Escolha terminologia familiar para o seu leitor. Os termos técnicos são úteis para outros especialistas, mas vai ser confuso para os outros.

Utilizar técnicas de apresentação apropriados. Os relatórios contêm tabelas, gráficos, gráficos de barras ou outros diagramas para apresentar os dados.

Prepare uma página de título. Isso normalmente contém o título, legendas, data, nome e posição do autor na empresa. Ele também irá indicar quem está recebendo o relatório factual. Pode também levar um número de referência ou outra forma de classificação.

Escreva um resumo. Isto é especialmente necessário se o relatório é longa. Ela oferece às pessoas ocupadas a essência do relatório sem terem de ler tudo. Um resumo atraente pode motivar as pessoas a ler todo o relatório.

Incluir uma página de conteúdo. Esta é uma página separada que lista as principais seções ou capítulos, subseções e apêndices. Ele também dá números de páginas e deve indicar a relação entre as seções.

Use uma introdução para explicar o propósito do relatório factual. Isto dá informação de base e explica por que é necessário. A introdução afirma o objectivo do relatório, o povo foi escrito para e seu escopo.

Organizar o corpo do relatório. Este contém os fatos detalhados e as conclusões, mostra como eles foram chegou ao e indica as inferências que você fez. Entregar suas conclusões. Resumir os principais pontos factuais do seu relatório e oferecer um veredicto considerada neles.