A empresa mantém uma sala de dados, seja físico ou virtual, para armazenar documentos sensíveis para revisão pelo potencial investidores, compradores ou parceiros de fusão. Os documentos contêm informações jurídicas e financeiras sobre a empresa, bem como outras informações não públicas que possam ser úteis àqueles examinando os documentos como parte de sua diligência antes de fazer sua compra, fusão ou aquisição de decisão. Nenhum conjunto único de regras existe a respeito rege a montagem de uma sala de dados ou como esses dados podem ser acessados, mas existem algumas orientações gerais.
Regras para Assembléia
Os tipos de documentos necessárias numa sala de dados irá depender do tipo de diligência a ser executada. O mais comum é financeira devida diligência para potenciais investidores ou compradores. Os dados financeiros deve incluir registros financeiros para os anteriores 2 a 3 anos e as previsões para o ano em curso. registros legais devem incluir cópias de todos os contratos, acordos, patentes, propriedade intelectual e os documentos de propriedade. documentos operacionais devem incluir quaisquer resumos de processos operacionais e um resumo do plano de negócios. A sala de dados também deve incluir detalhes de todos os sistemas de tecnologia da informação utilizados, currículos de funcionários-chave e todos os contratos de trabalho.
Regras para Operação
Uma vez que a sala de dados é montado, regras claras também deve estar no local para que possa acessá-lo e como ele será acessado. Qualquer um que procura acesso à sala de dados deve ser aprovada pelo vendedor ou seus advogados e deve assinar um acordo de confidencialidade. Qualquer pessoa entrar na sala de dados deve ser assinado dentro e para fora. Um horário deve ser usado para assegurar que somente uma pessoa ou organização tem acesso ao quarto de cada vez. O quarto em si deve estar em um local seguro longe dos escritórios da empresa. um escritório de advogado, ou mesmo um quarto de hotel, é frequentemente utilizado. Um membro da empresa, ou um advogado, deve estar sempre presente quando os documentos são examinados.
Virtuais Regras sala de dados
Por várias razões, incluindo o custo de manutenção e garantia de uma sala de dados física, é cada vez mais comum para as empresas a estabelecer salas de dados virtuais. Em um quarto de dados virtuais, todos os dados devem ser criptografados, portanto, apenas aqueles que são dadas a chave de encriptação ter acesso às informações. O software usado na criação de uma sala de dados virtual deve incluir uma maneira de manter o controle de quem acessou a sala e quais os documentos que examinaram, e um caminho para potenciais investidores ou aos licitantes enviar perguntas e solicitar documentação adicional.
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