Política de retenção de documentos de negócios

Uma política de retenção de documentos para uma empresa precisa para se aplicam a cada divisão ou departamento, especialmente quando documentos individuais passar de uma área de negócio para outro antes de estar pronto para arquivamento. O centro de uma política de retenção de documento é um programa de retenção, que é uma lista de tipos de documentos eo número de meses ou anos a empresa deve mantê-los. Em alguns casos, uma política de retenção documento também especifica os procedimentos para a salvaguarda de documentos que incluem informações confidenciais, juntamente com os regulamentos para a destruição de documentos no final de seus períodos de retenção.

Qualquer pessoa que lida com documentos dentro de uma empresa precisa entender a política de retenção de documentos. As empresas podem cobrir retenção de documentos durante a orientação de novos funcionários ou incluindo-o em um manual do funcionário. profissionais administrativos que supervisionam a manutenção de registos deve estar familiarizado com programações de retenção, bem como que para consultar esclarecimentos sobre documentos que não parecem se encaixar em uma categoria cronograma de retenção. Ao longo do tempo, as leis podem tornar necessária para um negócio para alterar a sua política de retenção de documentos, o que exige que os líderes empresariais para informar a todos que usa-lo da mudança.

Muito de uma política de retenção de documento é utilizado para cumprir com as leis estaduais e federais. Isso inclui disposições, tais como manter documentos fiscais por longos períodos de tempo no caso de uma auditoria, ou manter transcrições de estudantes e informações de ajuda financeira em uma faculdade ou universidade. Por causa das questões legais envolvidas, as empresas precisam de consultar com advogados ou in-house especialistas legais quando a elaboração de uma política de retenção de documentos.

Além de lidar com os requisitos legais, políticas de retenção de documentos também permitem que as empresas manter bancos de dados de arquivo para uso interno e relações com a comunidade. documentos importantes relativos a novos produtos ou transações comerciais podem ter valor público no futuro, mesmo que não se enquadram em uma categoria legalmente protegida para a retenção. As empresas envolvidas na produção cultural ou artística podem manter arquivos de trabalho do empregado para a posteridade. bibliotecários Arquivo e historiadores equipe de help catálogo empresas, preservar e recordar os seus documentos.