Tomando notas precisas durante uma chamada de conferência pode garantir que você tenha um registro claro do que foi discutido. É melhor para tomar notas em detalhes, tanto quanto possível, enquanto ouvir do que para tentar decidir o que é importante enquanto ouve. Você sempre pode voltar atrás e retirar os destaques importantes mais tarde, mas um detalhe aparentemente insignificante apresentada no início poderia ter maior importância depois da conversa.
Gravar a chamada
Muitos serviços de chamadas de conferência permitem que você grave as chamadas. Se você estiver gravando, você precisa para alertar todos os participantes que a chamada está sendo gravada no início da chamada. Tendo uma gravação da chamada permite que você voltar e rever a chamada quantas vezes você precisa, garantindo que você não perca detalhes importantes. Os métodos para o qual você pode gravar a chamada variam pelo fornecedor. solicitar instruções para gravação de chamadas de conferência de seu provedor.
Os participantes da chamada
Tome nota do que está na chamada de conferência quando a chamada ser iniciada. Preste atenção ao que diz o que durante a chamada e atribuir declarações importantes para a pessoa que as fez em suas notas. Mantenha o controle de todas as tarefas ou projetos indivíduos assumir a responsabilidade durante a chamada e tome nota de que tem que atribuição. Se discutido, também tomar notas sobre o que cada atribuição implica.
Temas de conversa
Mantenha o controle de cada tópico diferente de conversa, bem como os sub-temas dentro de cada. Se houver uma agenda chamada, anote quais tópicos foram cobertos e que foi discutido. A agenda pode servir como um esboço para suas notas. Tome nota de quaisquer atualizações, notícias, soluções e ideias apresentadas durante a chamada. conversação natural pode saltar em torno de um pouco, mas tentando formatar as notas em ordem por tópico vai ser útil para aqueles revê-los.
Formatação Notas finais
Suas notas originais provável olhar confusa depois de completar a chamada. Organizar as notas em secções relativas aos diversos temas abordados na chamada. Identificar quem estava falando ao reformatar suas notas. Você também pode incluir um breve resumo destacando que foi realizado ou decidido durante a chamada, ou os principais pontos de discussão. Incluir este resumo no início do documento. Você também pode criar uma outra seção que lista as tarefas que foram atribuídas durante a chamada e quem é responsável por elas. Isso permite que altos funcionários uma referência rápida para o que aconteceu durante a chamada, sem ter que ler as notas detalhadas.
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