Como planejar uma chamada de conferência

instruções

1. Decidir sobre uma data e hora para sua chamada de conferência. Certifique-se de tomar quaisquer participantes que residem em diferentes fusos horários em consideração ao planejar o tempo. Você não quer para planejar uma chamada de conferência para um tempo antes ou depois de seus colegas, normalmente, seria no escritório.

2. Providenciar um número de chamada em conferência a partir do centro de conferências de sua empresa, ou entre em contato com um provedor online que facilita chamadas em conferência. Isso muitas vezes envolve a criação e a conta e pagar uma pequena taxa, mas é uma opção conveniente se sua empresa não oferece serviços de conferência.

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   Prepare uma solicitação de reunião detalhando a data, hora e tema proposto. Esta deve ser enviada via e-mail aos participantes da chamada de conferência de várias semanas de antecedência para dar-lhes tempo suficiente para acomodar a sua chamada de conferência. Não deixe de incluir instruções de discagem específicas e quaisquer números PIN, os participantes precisam acessar a chamada.

4. Criar uma agenda para a chamada de conferência. Sua agenda deve cobrir o que você gostaria que a chamada de conferência para alcançar, o que as entregas serão obrigados a seguir a chamada e que os participantes serão responsáveis ​​para as próximas etapas.

5. Enviar a agenda e qualquer informação suplementar os participantes terão de rever vários dias antes da chamada. Você pode incluir planilhas ou relatórios que fornecem plano de fundo para o tema que pretende abordar.

6. Seguir-se pessoalmente com todos os participantes que não tenham recebido a confirmação do dia antes da chamada de conferência. Um telefonema é melhor, neste caso, uma vez que o participante não pode ter recebido seu e-mail com o pedido de reunião.