A solicitação de proposta, também conhecido como uma RFP, é um documento que você cria quando você precisa de adquirir novos bens ou serviços para o seu negócio. Uma RFP explicita suas necessidades específicas para os potenciais fornecedores e convida-os a apresentar propostas para que possa rever, permitindo-lhe escolher o fornecedor que pode fornecer o melhor nível de serviço para o seu negócio dentro do orçamento permitir. Enquanto não existe um formato padronizado para escrever RFPs, estas instruções passo-a-passo irá ajudá-lo a criar uma RFP eficaz e clara para qualquer necessidade de negócios.
Coisas que você precisa
- Computador com programPrinter de processamento de texto (para envio) Papel (para discussão) Envelopes / postal (para envio) acesso à Internet (e-mail)
instruções
Determine as suas necessidades. Passe algum tempo a determinar exatamente o que você está pedindo e quanto você está disposto a pagar por ele. Uma RFP irá abranger tanto a sua necessária "tem-a-haves" (suas necessidades) e seu "nice-to-haves" (seus desejos), mas não se esqueça de identificar o que um vendedor deve fornecer ou fornecer para ganhar o seu negócio. Esta é uma parte essencial do processo --- se você não pode definir as suas necessidades claramente, você não vai voltar propostas relativas a essas necessidades.
Elaborar um esboço. Mais uma vez, enquanto não há regras rígidas e rápidas para como compor uma RFP, fornecer as informações mais precisas e específicas que você pode. No mínimo, você provavelmente vai encontrar-se usando cabeçalhos de seção que incluem uma introdução (não apenas uma introdução para a empresa, mas para o projeto / necessidade e como você gostaria de ver esta necessidade abordados), os requisitos (o "tem-a-haves"), Os critérios de seleção que você vai usar para determinar a quem você vai premiar o lance, orçamento (o quanto você está disposto a gastar), e prazos (como rapidamente você precisa este feito). Você pode achar que você vai adicionar ou subtrair seções, conforme necessário para o seu RFP particular, ou até mesmo adicionar subseções para informação extra um vendedor precisa saber antes de oferecer.
Carne para fora sua seção requisitos. Este é geralmente o maior seção e aquela que requer mais atenção. Certifique-se de explicitar o que você precisa fazer, não como você precisar dele feito --- a menos que o processo é uma parte específica e essencial do projeto. Além disso, use palavras claras para diferenciar entre suas necessidades e "nice-to-haves."
Escreva o seu RFP. Você pode pesquisar online para RFPs de exemplo, se você está tendo o bloco do escritor.
Verificação ortográfica e revisar o seu RFP. Em algumas indústrias, um ponto decimal extraviado pode fazer uma enorme diferença.
Distribua o seu RFP. Você pode enviar por correio ou e-mail para potenciais vendedores que você está familiarizado com, ou disponibilizá-lo de outras maneiras, como colocá-lo no site da sua empresa.
Escolha o seu lance vencedor.
dicas & avisos
- Prepare a sua RFP de oito a 10 semanas antes de precisar o projeto ou serviço. Isso permite que o tempo para apresentação de propostas para filtrar e fazer o melhor prossible.Decide decisão com antecedência quais os critérios de seleção que irá utilizar para determinar a proposta vencedora. Todas as empresas têm força diferente e vai adequar sua proposta de jogar para os pontos fortes. Você está procurando o melhor preço, o fornecedor mais experiente ou o tempo de retorno mais rápido? Você pode exigir que os fornecedores para preparar as suas propostas de uma forma ou formato específico, mas dizer-lhes esta exigência na SDP.
- O vendedor geralmente paga para preparar a sua própria proposta / lance na maioria das indústrias. No entanto, você pode querer explicitar isso claramente em sua RFP.
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