Sua empresa tem uma cultura e todo um estilo próprio, e quando você está pronto para sediar uma reunião importante, o convite deve complementar as duas coisas. Você enfrenta duas escolhas básicas: criar um simples "quem, o quê, onde, quando" convite ou uma caneta, uma carta que você pode enviar eletronicamente ou por correio postal.
Criar um convite simplificado
Ancorar o seu convite com um título, em uma fonte grande, que inclui o nome do host e a finalidade da reunião. Por exemplo, você poderia dizer, "O escritório de advocacia de Smith e Jones convida-o a sua reunião anual estratégia" ou "A Câmara de Comércio Westfield pede a sua presença numa reunião stakeholders."
Deixe algum espaço em branco sob o título antes de fornecer outros detalhes pertinentes sobre a reunião. Centro de informações, e colocar cada detalhe em uma linha separada, incluindo o dia de reunião e date- o horário da reunião do início ao finalização e nome e endereço do local.
Deixar mais espaço em branco e fornecer quaisquer outras informações importantes sobre a reunião, cada um em linhas separadas. Por exemplo, você pode querer informar seus convidados que aperitivos ou uma refeição será servido ou que um orador notável vai tomar a palavra em um determinado momento. Se a reunião terá lugar fora do horário normal de trabalho ou em um local novo e desconhecido, você pode querer sugerir um código de vestimenta. E se o sucesso da reunião depende de participantes vindos preparado com certos materiais, especifique no convite que eles são. Incluir informação de RSVP, incluindo um prazo para responder, na parte inferior do convite.
Escreva uma carta
Faça as suas intenções claras por qualquer colocando uma linha de assunto no topo da carta ou emissão do convite nas linhas de abertura: "Estou escrevendo para convidá-lo para a reunião inaugural do novo proprietário Panorama Associação de 19:00 quinta-feira, 17 fevereiro, no XXX ...." De qualquer maneira, seu objetivo é evitar o risco de que os jornalistas chamam "enterrar o chumbo," ou esperar muito tempo para chegar ao ponto principal - e talvez fazendo com que os leitores a perder.
Dedicar um ou dois parágrafos para explicar por que a reunião é importante e, especialmente, porque a presença do destinatário é importante na reunião. Lembre-se que, além de informações meramente transmitindo, está a definir o tom para a próxima reunião. Então, se você diz que é "ansioso para mostrar a nossa gratidão" ou "ansiosos para ouvir suas sugestões," estar preparado para seguir o exemplo na reunião.
Concluir a sua carta com informação de RSVP, incluindo uma data para responder. Estender um sincero desejo de que o destinatário atende à reunião. Para um toque hábil mas assumindo, digamos que você "esperar ansiosamente" a ver o destinatário na data da reunião.
dicas & avisos
- Liberte a sua criatividade com o seu convite e abraçar uma mudança de ritmo ou quebrar na tradição. Por exemplo, se o seu hábito é de enviar um convite superficial, escrevendo uma carta na qual você expressa sua gratitude ou apreciação só poderia ser o chamariz que você está depois.
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