As pessoas levam uma vida ocupada e nem sempre se lembra quando eles precisam fazer alguma coisa. O envio de cartas de aviso sobre o prazo pode ser simplesmente uma cortesia profissional ou pode ser parte de seu sistema de contas. O tom dessas cartas depende da razão pela qual você está enviando um lembrete. Por exemplo, você usar um tom de apoio se você está lembrando pais ocupados sobre o prazo para inscrever-se para um acampamento de verão. A carta comercial ameaçando tomar medidas legais se um conta não for paga requer uma abordagem diferente. cartas de aviso eficazes são enviados bem antes do prazo para dar tempo ao destinatário para agir.
Escrever a carta com um tom de conversa, se a letra é concebida como um lembrete amigável. Para uma carta amigável, usar o primeiro parágrafo para iniciar a letra de uma maneira light-hearted, como fazer uma observação sobre como a primavera está rapidamente chegando ao fim, e isso significa que o prazo para inscrever-se para um acampamento de verão está se aproximando rapidamente. Para uma carta de negócios severo, chegar ao ponto imediatamente, indicando por que você está escrevendo e porque o destinatário deve responder à carta.
Iniciar o segundo parágrafo, indicando claramente o prazo. Dar informações claras, específicas sobre o prazo, como na quarta-feira, 7 de dezembro de em 17:00 ET. O tempo é opcional, mas é útil em certas circunstâncias.
Fornecer instruções claras sobre como cumprir o prazo. Possibilidades, incluindo o envio de um pagamento para que ele seja recebido em ou antes do prazo, ou inscrever-se on-line para uma função antes do prazo. Liste outras informações relevantes, tais como o valor do pagamento devido, ou outras informações necessárias para completar a tarefa.
Diga o destinatário as consequências para perder o prazo. Por exemplo, apontam que pessoas que se inscrevam depois do prazo vai pagar uma taxa mais elevada ou que não existem disposições para o registo tardio.
Terminar com um fechamento de cortesia, como "Atenciosamente" ou "Atenciosamente".
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