Preparar um plano de administração de contratos

Esclarecer no plano dos deveres e atribuições de administrador de contratos da empresa. Dependendo da empresa, o administrador do contrato pode não ser o mesmo partido com poder de concessão, assinar ou modificar os contratos. Deve ser claramente prevista no plano que um administrador de contrato não deve fazer acordos orais ou escritas aos contratantes fora do âmbito de sua autoridade.

Explicar a função da orientação postaward. A orientação postaward é uma oportunidade para esclarecer a compreensão mútua dos requisitos específicos do contrato. Isso pode incluir o papel do empreiteiro, o papel do administrador de contratos, controle de qualidade e testes de supervisão poderes da empresa, e os procedimentos de cobrança e aprovações de pagamento. clarificação postaward precoce reduz potencial mal entendido no início do processo.

Descrever funções de monitoramento de desempenho técnico do administrador do contrato. Isso pode envolver a realização de visitas no local, revendo os relatórios de desempenho do contratante e conhecer diretamente com o contratante sobre o progresso do contrato. Deixe claro no plano de administração de contratos que dentro da empresa deve receber aviso de dificuldades técnicas ou contratuais encontrados durante a performance.

Projectos de procedimentos para derrapagens acompanhamento de custos. No plano de administração de contratos, fornecem procedimentos para a realização de auditorias de custos que garantam que os orçamentos estão sendo mantidos. Isso é necessário em contratos de reembolso de despesas em oposição aos contratos de preço fixo. Procedimentos podem incluir a análise dos relatórios de progresso contratante e modelos, que podem descobrir potenciais custos excedentes. Além disso, manter o tempo-cartão, lista de presença e horas extras informações em planilhas é uma maneira de controlar os custos de recursos humanos.

Explicar o processo de pagamentos de faturas de serviços ou produtos entregues. Como os pagamentos são feitos em um contrato está prevista no detalhe em um contrato escrito. Se os pagamentos estão em curso, eles devem ser oportunas e processadas com precisão. Um plano de administração de contratos deve fornecer orientação para contratar administradores de notificação oportuna para empreiteiros de defeitos de facturação. Além disso, reveja primeira factura do contratante em detalhe com o contratante para resolver possíveis problemas em relação formato de factura e nível de detalhe. Isso fará com que as faturas posteriores mais fácil de analisar e processo.

Endereço correções de contratos e modificações. planos de administração de contratos deve abordar os procedimentos de notificação pessoal executivo ou da Administração em relação correções necessárias ou modificações no contrato. Dependendo do tipo de contato e sua duração, pode ser a melhor prática para estabelecer reuniões trimestrais de desempenho com o empreiteiro e gestão de nível superior relevante ou pessoal executivo da empresa.

Fornecem instruções sobre o encerramento de um contrato. Normalmente, isso ocorre quando o contratante tem realizado todas as saídas necessárias para a conclusão da sua parte do contrato. Desenvolver uma lista de verificação geral de auditoria de encerramento no plano de administração de contratos. Isso pode incluir os marcos gerais que podem ser mais plenamente desenvolvidos e personalizados com base no contrato individual. Esta lista de verificação fechamento final deve ser uma parte permanente de cada arquivo contrato fechado. Isto ajuda a assegurar que todas as medidas de desempenho contrato ter sido completada.