Como escrever instruções de forma clara

Muitas pessoas não vão ler as instruções, exceto como último recurso. Uma vez que as pessoas fazem lê-los, eles são úteis apenas se eles são escritos em linguagem clara e concisa. Quando você entender o seu público, você estará melhor preparado para fornecer uma introdução, seguida pelas instruções.

Conteúdo

Estudar o seu público
Criar uma introdução
Use voz ativa
Ações separadas de informações explicativas
referências

Estudar o seu público
Instruções geralmente dizer um leitor como fazer, construir, operar ou manter um produto ou procedimento. Em primeiro lugar, qualificar o seu público-alvo para saber quão bem eles entendem o tema. Por exemplo, se você estiver escrevendo instruções para os novos contratados, eles devem ser escritos em linguagem simples, ao mesmo tempo instruções para a alta administração pode incluir mais jargão da indústria. Use uma linguagem adequada para os leitores, e incluir o máximo de detalhes que eles precisam para executar a tarefa.

Criar uma Introdução

Muitas vezes os leitores saltar uma introdução narrativa e mover-se à direita para as instruções. Uma maneira de ajudar os leitores a se mover através introduções é escrever uma explicação ou razão para as instruções em uma lista numerada em vez de forma parágrafo. Os leitores são mais propensos a rever a lista. Incluir a finalidade das instruções, que devem ler o documento e o que inclui, cada um numa rubrica separada. Esta introdução também dá aos leitores uma pista sobre o que não é coberto.

Use Voz Ativa

Abster-se de usar a voz passiva, como "O fio branco deve ser inserido no encaixe A." Em vez disso, escrever instruções como comandos que exigem voz activa, tais como "Insira o fio branco na ficha A." Se você está escrevendo uma lista, uma narrativa ou um livreto, acabar com frases longas com várias etapas em breves instruções que estão listadas sob títulos. Quebra-se frases que incluem a palavra "e" em frases separadas mais curtas. Em vez de escrever "O cabo deve ser unido e colocado na tomada vermelho," escrever duas frases que começam com verbos de ação, tais como "Unir o cabo. Coloque o cabo emendado na tomada vermelho." A, título em negrito clara poderia dizer algo como "Ligar os fios."

Ações separadas de informações explicativas

Muitas vezes, as instruções também precisa de explicações. Escrever comentários explicativos em uma de duas maneiras. Negrito as instruções reais para que eles se destacam, ou fornecer explicações em uma coluna separada para referência. Uma tática é colocar os passos de um lado do documento, com as explicações em um pequeno parágrafo numa coluna de lado-a-lado. Outra forma, mais eficaz é a negrito as instruções reais e concluir o passo a escrever a explicação. Por exemplo, "Pressione o botão vermelho durante três segundos (em negrito). Isto irá permitir que a luz para activar."