Função de uma recepcionista

Um dos aspectos mais importantes de ser um recepcionista é cumprimentar as pessoas entrando e saindo do escritório. Recepcionistas precisa ser capaz de se comunicar com os visitantes de uma forma profissional, cortês e hospitaleiro. Além de simplesmente acolhendo pessoas, recepcionistas são geralmente responsáveis ​​por colocar casacos e guarda-sóis em armários e oferecendo bebidas (geralmente chá, café ou água). Se uma pessoa tem uma pequena pergunta sobre a empresa ou negócio, a recepcionista deve ser capaz de dar uma resposta clara e precisa.

Recepcionistas também são obrigados a responder a telefones. A recepcionista precisa saber como lidar com telefones com ramal com facilidade, e também como cumprimentar apropriadamente chamadas, encaminhá-los para outros membros da equipe e colocar as pessoas em espera. Recepcionistas também são responsáveis ​​por fazer muitas chamadas de saída, e precisa saber como deixar mensagens de voz claras e fáceis de entender.

O agendamento é um componente vital de uma posição recepcionista. posições recepcionista chamada para tipos de personalidade organizadas e responsáveis. A recepcionista precisa ser capaz de programar conferências, reuniões e compromissos dentro do escritório (sem esquecer sobre eles ou sobreposição).

As tarefas administrativas também são um grande aspecto de ser uma recepcionista. Recepcionistas são responsáveis ​​por tomar notas detalhadas, fotocópias, arquivando registros, a compra de material de escritório (tais como artigos de papelaria e do papel da impressora), o envio de faxes, contabilidade, criação de planos de viagem, reunindo apresentações e fazer planilhas financeiras.

Recepcionistas muitas vezes têm de enviar e-mails em nome de funcionários seniores. Como resultado, o conhecimento de computadores é vital. Além de ser capaz de usar as aplicações de Internet e e-mail, recepcionistas precisa ser proficiente com programas de computador como o Microsoft Office (incluindo Powerpoint, Excel e Word).

distribuição de correio é uma parte importante de ser um recepcionista eficaz. Recepcionistas geralmente lidar com e-mail, tanto de entrada e saída para o escritório. Ao receber o e-mail diariamente, é tipicamente o trabalho do recepcionista para classificar tudo e se livrar do lixo eletrônico. Em termos de distribuição, uma recepcionista pode distribuí-lo com a mão para o escritório de um membro da equipe ou colocá-lo em uma caixa de correio atribuído. Recepcionistas também são responsáveis ​​pela obtenção de email pronto para a coleta todos os dias, a partir de pesagem pacotes para usar o porte adequado.