Muitas organizações diferentes usam bases de conhecimento, mas todos eles usá-los pela mesma razão: eles são úteis. A base de conhecimento pode ser algo tão simples como a criação de uma secção de Perguntas Frequentes (FAQ) de um site ou tão extensa como um manual de treinamento abrangente para codificação e solução de um sistema operacional. Independentemente do seu âmbito, uma base de conhecimento a intenção de tornar a informação facilmente acessível para quem o utiliza. Criação de uma base de conhecimento requer algum trabalho, mas não é de forma difícil.
Recolha, ou criar, cópias das informações necessárias para construir sua base de conhecimento. Em alguns casos, a informação que você precisa já está criado e você só tem que puxar as informações necessárias junto. No entanto, se for necessário para criar artigos para a sua base de conhecimento, tenha em mente que você deve ser aprofundada. Um artigo sobre um assunto deve ser tão completa quanto possível, sem ser obscuro e confuso.
Organizar a informação recolhida. Você pode fazer isso de várias maneiras diferentes, como por palavra-chave, por assunto ou por data de criação. Isto irá depender do sujeito da base e que tipo de organização é o mais adequado para isso.
Desenvolver um modelo para que outros possam criar artigos a serem adicionados à base de conhecimento facilmente.
Criar uma maneira de acessar essa informação. Frequentemente, bases de conhecimento agora são mantidos online- no entanto, esta não é a única forma de permitir o acesso à informação. Se ele só está sendo disseminada para algumas pessoas, você pode querer tê-lo transformado em um livro de modo que um computador não é necessário para acessar as informações. Certifique-se de considerar também de privacidade / preocupações de propriedade ao fazer a sua base de conhecimento disponível.
Criar uma forma de atualizar ou reemissão da informação. necessidades de informação de uma organização mudam ao longo do tempo. Novo software sai ou procedimentos são alteradas. Sua base de conhecimento precisa mudar com os tempos. Com livros impressos, isso significa rever e colocar para fora uma nova edição. Para bases de conhecimento on-line, pode assumir a forma de editar um documento existente ou remover um artigo e substituindo-o por um novo com informações atualizadas.
dicas & avisos
- Evitar duplicações. Sempre que você receber uma nova apresentação para a base de conhecimento, verificar para garantir que não há uma forma de ele já disponível. Se não existe, mas há também novas informações, editar o artigo existente em conformidade e de crédito ambos os autores.
- Preste atenção especial para corrigir grafias. As palavras incorretas fará encontrar informações mais difícil.
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