Deveres comitê da reunião

Para uma reunião pequena, menos formal, uma família de um, por exemplo, uma comissão de três a quatro pessoas é útil. Um membro pode supervisionar entrar em contato com todos aqueles a ser convidado, é possível encontrar um local para o planejamento de atividades de eventos e / ou para o grupo, e um membro pode ser encarregado do orçamento, recolhendo o dinheiro e pagamento de despesas relacionadas a eventos. Ter um quarto membro comissão que pode projetar e atualizar um site para o evento também é útil. O maior e mais formal da reunião, mais as pessoas vão ser necessários em cada comitê para planejar e executar o evento.

O presidente da comissão convite e sua equipe são responsáveis ​​por obter os nomes, endereços atuais, números de telefone e endereços de e-mail de todos os que serão convidados para o evento. Se a reunião é um evento anual, que seria sensato para fazer e manter uma lista atualizada. O atual presidente seria responsável pela actualização da lista e dá-lo ao presidente que comandará a comissão no ano seguinte. Esta comissão seria responsável por entrar em contato com todos os convidados. Dependendo de como formal, o evento é, convites pôde ser entregue por telefone, por e-mail ou por escrito. A comissão seria responsável por manter uma execução total de pessoas que pretendem vir e ter essa informação disponível ao comitê de eventos e do comitê de finanças.

A comissão de planejamento seria responsável por encontrar um local grande o suficiente para segurar o reencontro. Isso pode ser tão simples está reservando um abrigo em um parque local em uma data para uma reunião de família, ou tão complexo como fazer as reservas em um hotel ou centro de convenções para um grande reencontro. A comissão de planejamento poderia ser responsável pelo planejamento ou organização de atividades para o evento, ou pode haver uma comissão de actividades separada que está sob a supervisão da comissão de planejamento ou é um comité separado completamente. O presidente da comissão de planejamento iria trabalhar com o presidente de finanças para garantir que os eventos planejados estão dentro do orçamento de reunião e os montantes cobrados por esses eventos vão pagar por eles.

O Comitê de Finanças seria responsável por recolher todo o dinheiro dos participantes para a reunião e desembolsar esse dinheiro para pagar o custo do evento. O comitê de finanças deve manter um olho sobre a linha de fundo para garantir as outras comissões não estão gastando mais dinheiro do que o orçamentado. Dependendo de quão grande é o evento, o presidente e um ou dois outros membros podem necessitar de configurar uma conta corrente em um banco local para depositar todo o dinheiro da venda de bilhetes e taxas de eventos e para pagar todas as contas relacionadas com a reunião. Para grandes eventos, a comissão pode ter de nomear pessoas diferentes de estar no comando de depósitos e cheques de assinatura para as contas para evitar qualquer impropriedade financeira possível por parte dos membros da comissão. O presidente da comissão de finanças iria trabalhar em estreita colaboração com cadeiras tanto o comitê convite e da comissão de planejamento para garantir que o evento corra bem e permanece no orçamento.

A comissão site seria responsável pela concepção e atualizar o site do evento. A comissão iria trabalhar com o outro presidentes de comissão para postar as informações que eles acham que os participantes irão precisar. Algumas informações que o site poderia conter é presidente endereço de contato, mapas para todos os eventos, informação do hotel e uma lista de execução de quem está chegando ou imagens de reuniões anteriores.