Poucas situações são mais desconfortável do que ter que dizer um empregado ou um cliente, "Não." Executivos que muitas vezes sentem que a recusa de cumprir com os pedidos cria sentimentos ruins sobre eles e os negócios, o que poderia afetar as vendas futuras. Pior ainda, quando um cliente ou funcionário apela uma decisão que você pode encontrar-se ter que dizer não não uma, mas duas vezes. Neste ponto, o escritor está preocupado com o tom correto de usar e quanta informação a revelar, para que a correspondência faz com que novas investigações ou mesmo uma acção judicial.
Obter um pedaço de papel timbrado da empresa de usar a sua resposta. A resposta a um apelo representa a palavra final sobre o assunto, e usando papel timbrado oficial ajuda a transmitir a impressão de autoridade.
Digite a data, passe um espaço e digite o nome completo e endereço do destinatário.
Ir outro espaço, escreva "Caro nome Mr./Ms.(insert)" seguida de dois pontos. Se você sentir que a firmeza especial é necessária, omita "caro" e basta digitar o nome do destinatário. Ir outro espaço.
No primeiro parágrafo, informe o destinatário imediatamente se o seu recurso for concedida, e explicar brevemente por que ela recebeu o seu pedido.
Se você não estiver dando provimento ao recurso, obrigado o destinatário de seu interesse em seu negócio ou por seu trabalho duro, e no final do parágrafo dar-lhe a má notícia. Posicionando a má notícia no final do parágrafo permite-lhe a oportunidade de suavizar o golpe em primeiro lugar, o que ajuda a manter a boa vontade do destinatário. Explique o fundamento para negar o pedido briefly- evitar dar tantos detalhes que o destinatário possa examinar a política e adivinhar você.
Fornecer qualquer informação adicional de acompanhamento no segundo parágrafo. Se você negou o recurso, que ela sabe que a sua decisão é final e que o assunto está encerrado.
Digitar "Saudações," ou "Atenciosamente," e pule três espaços de linha. Imprimir a letra eo sinal acima do seu nome em tinta azul ou preta. Reter uma cópia da carta para seus registros.
Enviar a carta pelo correio certificado, a fim de manter um registro de sua resposta ea prova de que o destinatário recebeu a carta. Esse registro pode ser importante se o assunto vai para tribunal.
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