Escrevendo uma política de compras pode parecer um desperdício de tempo, especialmente em uma pequena empresa. Mas ter uma política formal de que todos os funcionários entendam ajudará a garantir que você gasta seu dinheiro com sabedoria operacional. Como você crescer, políticas escritas vai se tornar fundamental para seu sucesso. Escreva sua política de compras com aqueles que irá utilizá-lo em mente. Se eles são incapazes de compreender a política, ou se o processo é demasiado complicado ou difícil de manejar, os funcionários vão ficar frustrados e são mais propensos a quer cometer erros ou ignorar intencionalmente política, a fim de fazer o trabalho.
Decidir quem terá autoridade para fazer compras em nome da empresa. Fixa limites para a autoridade de comprar e determinar quem vai aprovar compras acima desses limites.
Escrever diretrizes para a seleção de fornecedores. Determinar como o processo de licitação vai funcionar e quantos lances devem ser obtidos para cada oportunidade. Explique todos os critérios que os compradores devem utilizar para avaliar as propostas. Critérios podem incluir preço, qualidade, seguro, tempo de operação do fornecedor e muito mais.
Indicar as circunstâncias em que os funcionários podem entrar em contrato. Delinear o processo para aprovação do contrato e atribuir autoridade para a assinatura do contrato. Defina um limite máximo do contrato. Estipulam que frequência regular de serviço de contratos devem ser avaliados.
Estabelecer regras sobre a aceitação de presentes e refeições a partir de fornecedores. Algumas empresas permitem que as refeições, mas não presentes, enquanto outras empresas permitem presentes até um determinado valor em dólares. Algumas empresas permitem que os presentes grupo, mas não presentes pessoais e algum fornecedor proíbem presentear inteiramente.
Elaborar uma política de conflito de interesse. Algumas empresas proíbem os funcionários a comprar de fornecedores em quem eles possuem um interesse: outros estender a proibição para as empresas em que um amigo próximo ou membro da família possui um interesse. Outros, ainda, aplicar essa restrição não existe.
Estabelecer diretrizes de confidencialidade. Estipulam que tipos de informações são consideradas confidenciais e definir um período de tempo durante o qual os funcionários em posse desta informação são proibidos de liberá-lo.
Explique o seu sistema de encomendas. Dê instruções sobre como escrever e emissão de ordens de compra. Se o seu sistema de computador permite que você definir níveis mínimos de ações e compra de alerta quando esses níveis são alcançados, explicar como fazer isso. Se os seus armazéns comerciais de mercadorias usando uma barra de codificação ou outro sistema de computador, fornecer instruções sobre como alterar os produtos existentes e criação de novos.
Documentar a política que outros funcionários, como o pessoal que recebe, vai usar para fazer agentes de compra consciente da falta, danificado ou envio incorreto.
dicas & avisos
- Você pode querer ter um advogado rever qualquer documento de contrato antes de assiná-lo.
- políticas imprimir em papel logotipo.
- empresas de capital aberto têm geralmente rigorosa políticas de conflito de interesse. Consulte um advogado se você estiver escrevendo uma política de compras para uma empresa pública.
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