Respondendo a um telefone da empresa com uma saudação telefônica padrão mostra profissionalismo e cortesia para os clientes. Este pode ser o fator determinante sobre se os clientes vão fazer negócios em sua empresa. Todo mundo que atende o telefone na empresa deve usar a mesma saudação, tornando-padronizado. saudações padrão deve ser conciso e tem um tom agradável. Uma saudação de telefone escrito deve ser mantido em arquivo para referência quando novos funcionários são contratados.
Determinar a mensagem que deseja enviar aos seus clientes. O primeiro contato com a maioria das organizações é através do telefone. Como proprietário de um gerente ou de negócios, os clientes devem pensar a organização que está contatando é profissional e quer proporcionar-lhes a melhor experiência possível ao cliente.
Decidir sobre as informações que você quer que os clientes para ouvir quando o primeiro chamando sua empresa. Isto pode ser o nome da pessoa que atender o telefone ou o nome da empresa. Por exemplo, "Olá este é (nome), de xyz empresa," ou, "Olá, empresa xyz departamento de atendimento ao cliente. Este é (nome)."
Estabelecer uma pergunta a ser feita do cliente para obter informações adicionais. Após a parte inicial da saudação, o receptor pode pedir "Como posso ajudá-lo?" ou, "Como posso ser útil hoje?" ou, "Posso ter o seu nome ou número de conta?" ou, outras perguntas provocando informações necessárias para prestar assistência.
Praticar o padrão saudação em voz alta para decidir se parece apropriado e faz sentido.
Anote a saudação padrão de telefone para ter em arquivo para os novos empregados.
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