Escrevendo uma fatura de horas trabalhadas, ou um serviço específico prestado a outra empresa ou indivíduo, requer uma abordagem ligeiramente diferente do que o utilizado para a venda de um produto tangível. Ao invés de se cobrar uma varejo estabelecida ou preço de atacado, você está faturando tanto para horas trabalhadas em um acordo sobre a taxa, ou um serviço específico realizado para um preço acordado. Faturamento por serviços prestados exige atenção aos detalhes.
Comunicar aos seus clientes quando e como você está indo para faturar-los para o seu trabalho. Se você faturar uma parcela inicial antes de iniciar um projeto, você precisa informar seus clientes. Se a cobrança for trabalho em andamento em vez de esperar até a conclusão do contrato, certifique-se de que seu cliente está de acordo. Muitas pequenas empresas facturar eletronicamente. Deixe seus clientes sabem que eles estarão recebendo faturas por e-mail apenas para que eles não acidentalmente excluí-los.
Manter bons registros. Compilar os registros de datas e horas trabalhadas e da natureza dos serviços prestados. Rever o seu acordo de projecto ou contrato de serviço para refrescar sua memória sobre os termos específicos. Verifique o nome e endereço. Inclua o número de referência do faturamento do cliente, se houver. Incluir o seu próprio número de referência de arquivo, se for o caso.
Use um formato simples. Isso faz com que o processo de facturação mais eficiente. Você também pode usar um programa de software para padronizar o formato da fatura. Sua fatura deve incluir campos para números de referência da fatura, data de faturamento, nome da empresa e endereço e o nome do oficial de contratação para quem a fatura está sendo enviado. Deixar um amplo espaço para enumerar os serviços prestados juntamente com códigos de projecto ou de produto aplicáveis.
Especificar o valor da fatura. As horas podem ser as horas reais de serviço que você forneceu a uma acordada taxa horária, ou pelos serviços específicos que você forneceu para o valor da fatura. Por exemplo, se você está construindo uma varanda, você pode ter elaborado o plano, seleccionada a madeira e lançou as bases para o quadro durante um período de faturamento. Você poderia listar as atividades e especificar um valor da fatura de montante fixo. Ou, você poderia listar cada atividade separadamente, indicam as horas trabalhadas para cada um, e, em seguida, calcular o montante da factura multiplicando as horas trabalhadas e a taxa horária.
Incluir documentos comprovativos quando apropriado. Por exemplo, se você tinha que usar os serviços de correio ou serviços de duplicação para completar as tarefas, anexar cópias dos recibos.
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