Como configurar um sistema de facturação para pequenas empresas

Eletrônica e manual

• sistemas de software utilizados para facturação exigem a empresa de pequeno porte para inserir dados inicial antes de imprimir faturas. Cada sistema exige variáveis ​​diferentes e solicitará que o usuário sobre o que é necessário. O sistema irá integrar eletronicamente os dados em contas a receber. Por outro lado, quando a criação de um sistema manual, o pequeno empresário ou contador decide o que é necessário e formula isso como parte do sistema de contabilidade em conformidade. Independentemente de saber se a pequena empresa fornece serviços ou venda de produtos, um dos passos preliminares na criação de um sistema de facturação é determinar o que incluir na factura para além de tais noções básicas como informações de contato.

Sistema de numeração

• Cada factura deve conter um número de identificação único, com base quer na ordem cronológica de vendas ou por número de clientes. De qualquer maneira o pequeno empresário escolhe, estes números exclusivos pode ser usado para fazer referência a uma factura particular no futuro.

corpo factura

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  Sob a seção de descrição da factura, o contador vai querer adicionar informações discriminada para que o cliente sabe exatamente o que os documentos factura. Por exemplo, uma fatura de serviço que indica simplesmente "chamada de serviço" é demasiado vago, quer para o cliente ou empresa de pequeno porte a ser usado para referência futura. No entanto, se a descrição diz algo mais específico, tal como "Mudou Filtros- limpos FÃS testado de ignição," o cliente e provedor de serviços sabe exatamente o trabalho executado. Se a carga é por serviço ou por hora, este detalhe deve ser incluído na descrição. Quando a fatura é para os produtos, incluem quantidades eo preço por unidade. Esta informação corresponde com entradas no diário de vendas.

Termos de crédito

• Determinar as condições de crédito serão oferecidos os clientes e incluir esta na fatura. Por exemplo, se o pagamento é esperado prontamente, a factura deve levar a notação "devido Net após o recebimento." Durante o processo de vendas, se o cliente foi dito que ele teria 30 dias para pagar, incluir isso como a data de vencimento da factura.

Juntando tudo

• O sistema de facturação é completa quando ele se encaixa no lugar adequado no processo de contabilidade. Depois de faturas foram preparados, é hora de recolher contas a receber. Uma cópia de cada fatura é enviada para o cliente, ea empresa mantém uma cópia. O montante facturado é lançada na conta do cliente no diário de vendas. Quando o pagamento for recebido, o valor é deduzido da conta do cliente no diário de vendas e adicionados à conta de dinheiro do negócio. No final do mês, o proprietário da pequena empresa pode rever as contas notar quaisquer facturas pendentes ea necessidade de acompanhamento na procura de pagamento, como o envio de uma segunda cópia da fatura marcada "vencidas."