Como escrever uma carta de confirmação, letra de negócio

instruções

1. Uma carta de confirmação é uma maneira de fazer um registo escrito de uma conversa por telefone que pode ser usado em um momento posterior para provar o que foi discutido. A carta de confirmação realiza três coisas: 1) ajuda as partes a manter o controle de responsibilities- 2) diz ao destinatário que a conversa não será forgotten- e 3) podem ser usados ​​como provas em processos judiciais para comprovar a sua versão dos acontecimentos.

2. Planeie a sua carta antes de sua conversa por telefone, fazendo uma lista de coisas a discutir. Para cada item de discussão, determinar quem é o responsável e quando será o item ser realizado. Se houver quaisquer contingências, identificá-los.

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   Após a sua conversa telefónica, começar a escrever sua carta. Incluir uma data, o destinatário e uma linha de assunto. Escrever a letra clara e sucinta. A carta deve ser factual e preciso. Deixar de fora o comentário, a especulação e as emoções. Como regra, não use pontos de exclamação. Não tente intimidar ou intimidar. Lembre-se, a letra pode acabar sendo lido para um juiz ou júri, e você não quer vir transversalmente como desagradável ou irracional.

4. Comece a carta com "Esta carta é para confirmar a nossa conversa telefónica em [data] a respeito ___." Em seguida, descrever com precisão o que foi discutido, especificando quem disse o quê. Certifique-se de incluir todas as informações importantes, incluindo quem é responsável pelo item de ação, quando é para ser concluída, e quaisquer contingências. Conclua a letra com "Por favor, me informar por escrito o mais rapidamente possível, se alguma coisa descrita acima é impreciso." Em seguida, assinar a carta.

5. Certifique-se de fazer e manter uma cópia da carta assinada, em seguida, enviá-lo. Se o assunto da carta é crítica e você tem razão para acreditar que o destinatário pode recusar a recepção da carta, em seguida, enviar a carta via correio certificado. Se você tem um endereço de e-mail do destinatário, em seguida, e-mail está bem.