Como um empregador, você é responsável pelo envio de declarações W-2 fiscais a cada colaborador pelo 31 de janeiro Mantendo seu W-2 cópias em arquivo para vários anos protege contra alegações de que você não conseguiu enviá-los no tempo e serve como uma defesa em uma auditoria.
Requisitos de manutenção de registros
O Internal Revenue Service pode auditar a declaração de imposto de uma pequena empresa para até três anos após a apresentação, segundo o site legal Nolo. O IRS incentiva os empresários a manter todos os documentos fiscais, incluindo W-2s, durante pelo menos quatro anos após o depósito. Nolo oferece uma sugestão ainda mais conservadora de manter registos durante pelo menos seis anos após o depósito.
Razões to Hold
Além de usar declarações W-2 como documentação em uma auditoria, você quer mantê-los em trabalhadores de caso afirmam que eles não receberam uma cópia. Os funcionários são encaminhados para contatá-lo se eles não recebem um W-2 no prazo de duas semanas da data limite 31 de janeiro Nesse ponto, você pode precisar de enviar outra cópia. Você também precisa manter cópias de seus registros fiscais de negócios, incluindo retornos para o qual você registrou lucro empregado, por pelo menos seis anos.
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