Quanto tempo eu tenho que manter os registros médicos de funcionários?

O Safety and Health Administration ocupacional requer que você mantenha registros médicos em um empregado que podem ficar expostos a substâncias tóxicas no trabalho. OHSA diz que estes registos têm de ser mantidos em arquivo durante todo o tempo o empregado trabalha para sua empresa, mais de 30 anos depois. As excepções a esta haverá quaisquer arquivos médicos você tinha separadamente do seu programação médica registos de tratamentos de primeiros socorros que não exigem mais extensa tratamento- médica e arquivos em funcionários que trabalham para a sua empresa por menos de um ano. Um funcionário que trabalha para você menos de um ano, no entanto, será necessário que você dê-lhe seus registros médicos quando ele sai.

OSHA diz determinados relatórios relacionados a uma possível exposição tóxica de um empregado nem sempre têm que ser mantidos por 30 anos. Por exemplo, um relatório de laboratório que detalha informações ambientais sobre as toxinas só precisa ser mantido por um ano. Somente as informações médicas pertinentes sobre o empregado exposto a uma toxina precisa ser mantido para a intercalar de 30 anos. Além disso, todas as informações sobre a identificação das substâncias tóxicas não tem que ser mantida, para além dos registos que permitem identificar o nome directo da própria toxina.

Se você sair do negócio, OSHA diz que todos os registros médicos de seus funcionários deve ser entregue à pessoa ou entidade de comprar o seu negócio. No cenário do seu negócio fechando sem ninguém tomando conta, entre em contato com todos os seus ex-funcionários de três meses antes de fechar, e permitir-lhes o acesso aos seus registos médicos. Além disso, você deve transferir seus registros médicos para o Instituto Nacional de Segurança e Saúde Ocupacional. Como uma opção através do mesmo instituto, você pode escrever o diretor e dizer-lhe, por escrito, que está a eliminação dos prontuários de três meses antes de sair do negócio.

Em um cenário diferente, você tem que manter registros médicos passados ​​em seus empregados para fins fiscais. O IRS diz que você só tem que manter esses registros até que o período de limitações é para cima --- ou um período de tempo que o IRS pode precisar deles para rever suas declarações fiscais. Se o IRS descobre que você deve impostos adicionais, você deve manter registros de funcionários por três anos. Se você não relatar certas partes do seu rendimento e excede 25 por cento do seu rendimento bruto mostrado na sua declaração fiscal, registros de funcionários deve ser mantida durante seis anos. Para aqueles que arquivo mais tarde para reivindicar um reembolso ou crédito, registros de funcionários precisam ser mantidos por três anos, ou dois anos após os impostos foram pagos. Aqueles que apresentar declarações de impostos, alegando uma perda de títulos terão de manter registos durante sete anos.

O IRS assinala que pode ser necessário para manter os registros médicos em arquivo mais tempo para circunstâncias além de impostos. Às vezes, as empresas e os credores de seguros vai exigir que você para manter esses registros por muito mais tempo. Entre em contato com sua companhia de seguros ou o seu credor, se possível, para ver o que eles exigem.