Quanto tempo manter registros após uma empresa fecha

agências governamentais, tais como a Receita Federal e os departamentos de tesouraria do Estado, são as entidades mais prováveis ​​que podem solicitar vários documentos empresariais passadas. Mantendo todos os tipos de registros relacionados a negócios serão valiosas em caso de necessidade de fundamentar as alegações, transacções e informações arquivadas em declarações fiscais. Embora não há um estatuto de limitações sobre muitos assuntos de negócios em certos casos, como uma investigação de fraude ou outras acções civis ou penais contra uma empresa, registros empresariais passadas pode ser necessária independentemente de quanto tempo atrás, os eventos ocorreram. Você nunca sabe quando os registros de negócio de idade pode ser útil, por isso é aconselhável manter todos os registros de negócios, desde que ele é viável. Dito isto, existem orientações gerais quanto à duração do período de permanência de documentos comuns.

A partir da data do depósito, segure cheques cancelados, comprovantes de depósitos bancários, declarações de cartão de crédito e balanços gerais, durante pelo menos três anos. Segure extratos bancários, registros de inventário, faturas, registros de vendas, fitas de caixa registadora, W-2s, 1099s, e outros documentos de declaração de impostos durante pelo menos seis anos. Se a sua empresa foi criada como uma empresa, manter as demonstrações financeiras das empresas mensais e trimestrais por pelo menos três anos.

O pessoal da loja relacionados com pagamentos e documentos associados, como compensação do trabalhador, os registros de pensões e de retenções de imposto de renda dos empregados, por tanto tempo quanto puder. Se um passado arquivos de funcionários da empresa de subsídio de desemprego, aplica-se para um novo emprego, ou tem questões que remontam ao seu tempo de trabalho, tendo esses registros acessíveis será mais valioso. Todos os documentos societários-relacionados deve ser mantido indefinidamente, mesmo que a empresa não está mais no negócio. Tais documentos incluem o certificado de incorporação, o Conselho de Administração minutos de reuniões, contratos de trabalho, transações com ações, patentes e marcas, e quaisquer documentos relacionados com o tribunal. Registros de ativos da corporação e contas a receber ea pagar deve ser mantido. estatuto de limitações do IRS é de três anos a partir da data de apresentação dos formulários de imposto em que para auditar retornos. Como mencionado, no entanto, manter registros comprovando renda e deduções devem ser mantidas indefinidamente, se possível.

As agências federais que são mais prováveis ​​para solicitar informações documento passado são o Serviço Internal Revenue, o Departamento do Trabalho, a Administração da Segurança Social, a Comissão de Oportunidades Iguais de Emprego e Imigração e Naturalização. Registros para as agências estatais, tais como a divisão da tributação e locais municípios também devem ser mantidos tanto tempo quanto possível, mesmo após o negócio deixou de operação. Armazenar arquivos em um local seguro, de preferência em um local protegido do fogo, inundação, roubo e outras perdas. Alguém que não seja você também deve saber onde esses registros importantes são mantidos.