Requisitos de retenção de registros estaduais ou federais

A Receita Federal exige que os indivíduos e os empregadores mantenham registros de renda e recibos de despesas, bem como todos os documentos fiscais e de arquivamento no caso do IRS necessita para realizar uma auditoria do contribuinte. Para um retorno de imposto, o servidor de dados deve manter todos os formulários e documentos comprovativos durante um período de cinco anos a partir da data em que for depositado, incluindo quaisquer extensões. Se o contribuinte tem mais de uma deficiência de 25 por cento no lucro do relatório, em seguida, os registros devem ser mantidos durante oito anos. Se o contribuinte envolvido em fraude criminal em relatar o lucro real, os registros devem ser mantidos indefinidamente. Os empregadores devem manter registros fiscais da folha de pagamento por pelo menos cinco anos.

O Immigration Reform and Control Act exige que os empregadores para coletar e manter registros que comprovem um funcionário está legalmente autorizado a trabalhar nos Estados Unidos. documentação aceitável inclui um passaporte EUA, Green Card, cartão da Segurança Social ou certidão de nascimento EUA. Os empregadores devem manter cópias dos documentos necessários, enquanto o empregado está trabalhando e durante um ano depois que ele termina o emprego. No caso de um empregado que trabalha menos de três anos com o empregador, os registros devem ser mantidos por três anos a partir da data de contratação.

Regulamentos emitidos ao abrigo do Título VII da Lei dos Direitos Civis de 1964 e os Americans with Disabilities Act exige que os empregadores mantenham todos os documentos criados ou mantidos em relação a qualquer decisão de emprego por um ano a partir da data da ação. Se uma queixa de discriminação for apresentado dentro do prazo de um ano, em seguida, o empregador deve manter os documentos até que o litígio tenha cessado. Este regulamento aplica-se a contratações, promoções, rescisões, demissões, transferências ou pedidos de adaptação razoável.

Empresas de capital aberto estão sujeitos à Lei Sarbanes-Oxley de 2002, que oferece aos funcionários o direito de processar um empregador de retaliação se o empregado revela uma prática contábil inadequada às autoridades federais ou se opõe tais práticas por parte do empregador. Como vários estatutos de limitações se aplicam no âmbito do presente litígio, os empregadores devem conservar todos os documentos relacionados com um empregado durante pelo menos sete anos após trabalho for rescindido.