Como iniciar uma carta comercial

Verificar os fatos

• Você não vai ganhar clientes ou influenciar as pessoas se obter os fatos básicos errado. A Emily Post Institute diz que você deve ter certeza do nome e endereço do destinatário, bem como o nome exato do seu negócio, antes de enviar para fora da carta. Se o nome do destinatário é de gênero neutro, como Pat ou Sam, descobrir, se você pode, se você está escrevendo para um homem ou uma mulher. Quando você escrever a carta, revisar para confirmar que você soletrou tudo corretamente.

Escrevendo para Strangers

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  Se você está escrevendo para alguém que você não conhece bem, como um potencial cliente, manter as coisas formal, usando Ms., o Sr. ou Dr., conforme o caso. Se você não sabe o sexo, jogar pelo seguro com "Caro Pat Smith." Se tudo que você tem é um título como diretor de vendas, "Caro Diretor de Vendas" é aceitável. No entanto, a revista Inc. diz que, se você pode encontrar o nome certo, isso é preferível. Se é alguém que você conheceu, "Caro Pat" pode ser aceitável - é um julgamento que você terá que fazer.

Mantenha-Concise

• Quando você está escrevendo uma carta comercial, mantê-lo conciso. Se você tem alguma ligação - você conheceu na Câmara de Comércio, um colega recomendado ela - você pode querer trazer isso à tona, Xerox observa em seu site. Em seguida, chegar ao ponto da carta, que deve ser o que está nele para o destinatário. Se é uma carta de vendas, por exemplo, você quer trazer as vantagens de comprar de você. Não encará-la como uma explosão de e-mail, embora - mesmo se você estiver enviando uma dúzia de cartas semelhantes, torná-lo tão individual quanto possível.

Escolha cuidadosamente as palavras

• Se você está escrevendo para alguém dentro de sua empresa, a sua escolha de saudação pode depender não só sobre se você se encontrou com ela, mas sobre se é o seu supervisor, o CEO ou um de seus subordinados. A empresa de consultoria mundo público diz que você deve escolher suas palavras cuidadosamente para evitar qualquer coisa voltar a prejudicar a sua carreira. Mesmo se você está discutindo um problema ou enviar uma carta de advertência, manter um tom moderado, educado - não escrever quando você está com raiva. Suponha que o que você diz não serão mantidos em sigilo, porque muitas vezes ele não vai.