Enquanto a economia perde empregos para a terceirização e tecnologia, muitas empresas continuam a valorizar suas recepcionistas. Uma boa recepcionista pode ter um impacto positivo significativo sobre uma organização ou empresa através da criação de uma boa primeira impressão, tanto por telefone e em pessoa. Indivíduos que desejam trabalhar como recepcionistas deve ter um diploma do ensino médio, de escritório e de competências técnicas e, mais importante, excelentes habilidades interpessoais e um conhecimento de etiqueta recepcionista adequada.
Etiquette telefone
Praticar telefone etiqueta apropriada por atender o telefone pelo terceiro anel. Fale claramente e focar toda a sua atenção sobre o chamador. Imediatamente anote o nome da organização ou empresa que você representa. Responder a necessidade ou pedido do chamador rapidamente. Se o chamador faz uma pergunta que você não pode responder, prepare-se para ajudar o chamador rastrear a resposta para demonstrar o compromisso da sua organização para a eficiência e serviço. Apropriar-se de consulta do autor da chamada ou um problema em ajudá-lo a resolver o problema. Se outro membro da equipe pode responder melhor, passar a chamada para o outro membro do pessoal, mas fazê-lo apenas depois de ter verificado que o outro membro da equipe pode melhor ajudar o chamador.
mensagens de telefone
Tome mensagens detalhadas para assegurar que a informação e as necessidades do chamador passar para o membro do pessoal relevante. Observe o nome do chamador, a empresa ou departamento que ele representa, a data ea hora da chamada, uma explicação da chamada e número de telefone do chamador. Verificar a informação antes de desligar o telefone de modo que você pode passar informações precisas para o destinatário pretendido.
Answering Machine ou de correio de voz
Deixe uma mensagem curta educada em sua máquina ou correio de voz respondendo de modo que, quando você não pode atender o telefone, o interlocutor vai entender que ele receberá uma resposta o mais rapidamente possível. Observe o nome da sua empresa na sua mensagem atendedor de chamadas e deixar instruções para o chamador para gravar o seu nome, número de telefone e resumo da razão para chamar. Retornar todas as chamadas mais rapidamente possível.
Conhecendo pessoas
Saudai a todos os visitantes com um sorriso e atitude amigável. Descubra como você pode ajudá-los. Concentre-se no visitante e suas perguntas ou necessidades. Da mesma forma que você se apropriar de uma pergunta de um visitante ou problema no telefone, reagem da mesma forma em pessoa. Proporcionar ao visitante com as informações necessárias, ou, se você não sabe as respostas, tomar todas as medidas são necessárias para verificar as informações. Se o visitante veio ver alguém na empresa, dar-lhe instruções completas ou, melhor ainda, levá-lo ao seu destino.
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