Quais são os procedimentos operacionais padrão para um assistente administrativo?

Um funcionário do apoio administra muitas funções de escritório em geral que são capturados em um manual de procedimentos de escritório padrão. Suas responsabilidades clericais normalmente incluem telefones respondendo, conseguindo calendários, coordenação de viagens e preparar apresentações. Um assistente administrativo também lida com arquivos departamentais, bibliotecas e salas de abastecimento. SOPs mantê-la organizada quando ela é nova para o trabalho e não familiarizados com alguns dos rotinas do seu empregador. correio distribuição pode parecer uma tarefa simples, mas um recém-chegado não vai saber que as entregas chegam duas vezes por dia ou que alguns funcionários departamentais querem correio colocados em suas mesas, em vez de dentro de suas caixas de correio individuais. instruções de trabalho ajudá-la a aprender essas tarefas. Estes "como é" também guiá-la de substituição, que preenche-la quando ela está fora do escritório por causa de férias ou doença.

Um assistente administrativo executa tarefas complexas que requerem numerosos passos, tais como a preparação de boletins ou a criação de reuniões ou programas de treinamento durante todo o dia. instruções de trabalho fornecer uma lista de verificação visual que ele anda por todo o processo, como a solicitação de artigos para a publicação mensal da empresa todo o caminho até a distribuição para os leitores. Para uma reunião, o assistente é responsável por tudo, desde a reserva da sala de conferência para publicação minutos após o programa. Quebrando processos em etapas menores faz com que a carga de trabalho parecem menos esmagadora para que um assistente pode manter uma organização ocupada fluindo em vez de se preocupar que ele poderia esquecer alguma coisa, de acordo com AllThingsAdmin.

Um profissional administrativo depende de equipamentos de escritório e sistemas de computador. Ela tem que dominar telefones multi-linha, intercomunicadores, impressoras, fotocopiadoras, faxes e projetores. POSs explicar como para operar o equipamento de modo que o assistente pode eficientemente transferir chamadas, recuperar mensagens de voz, agrupar relatórios e gerenciar um estúdio de videoconferência. procedimentos de escritório digitadas também explicam detalhes passo a passo sobre como usar um computador para escrever memorandos, inserir informações em bancos de dados e trabalhar com software específicos da indústria, como uma folha de pagamento ou sistema de faturamento médico.

O assistente administrativo lida com tarefas que exigem a entrega no prazo. Suas instruções de trabalho padrão ajudá-lo a cumprir esses prazos, listando quantas vezes ele deve executar atribuições. Essas tarefas incluem a pagar facturas, fazer depósitos bancários, a apresentação de relatórios a órgãos governamentais e da criação de reuniões do Conselho de Administração. Um assistente administrativo legal pode ser responsável para a apresentação de documentos judiciais dentro de prazos específicos. Da mesma forma, um assistente em um hospital pode ser esperado para processar reivindicações médicas de acordo com os prazos de uma companhia de seguros. Um SOP eficaz explica tempos de resposta para cada tarefa, tais como diariamente, em sexta-feira ou no primeiro dia do mês.