Quando a tarefa com o objetivo de organizar um serviço administrativo, é melhor se concentrar em maneiras mais eficazes para melhorar a eficiência, minimizar o desperdício e maximizar os talentos individuais dos funcionários administrativos. Enquanto alguns processos irá variar dependendo das necessidades de gestão de topo e do tamanho do seu escritório, você pode implementar técnicas básicas para ter um funcionamento mais suave e escritório mais eficiente.
Aumentar a eficiência. Implementar uma abordagem centrada no desempenho de atividades. Organizar tarefas diárias e semanais com foco em alta performance em vez de a conclusão das longas listas de tarefas.
Estrutura e integrar as atividades administrativas mais importantes do seu escritório entre os quadros superiores. altos funcionários de tarefas com o gerenciamento de relatórios de despesas e oferecendo apoio administrativo a um ou mais membros da administração, em vez de todo o escritório.
Delegar tarefas administrativas, tais como a abertura mail, atender telefones e digitação, a entrada de nível de pessoal administrativo, incluindo assistentes administrativos, secretárias e estagiários.
Escorar atividades que não beneficiam toda a organização. Evite atividades que não combinam com as metas estabelecidas pelo pessoal de gestão de topo. Por exemplo, out-lugar a prática de programar planos de viagem pessoal de última hora ou delegar a tarefa a um membro do pessoal de nível inferior que pode pick-up e drop tarefas sem afectar negativamente o fluxo de trabalho.
Implementar o desejo de gestão para a mudança. Frequentemente, downsizing é um componente necessário para a mudança em um escritório administrativo, especialmente se um departamento administrativo não está a funcionar de forma coesa para beneficiar toda a organização. Um escritório cheio de assistentes executivos que trabalham individualmente para atender as demandas de pessoal de gestão de topo, independentemente das necessidades organizacionais é um exemplo.
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