As chamadas de conferência são úteis para organizar uma reunião com um grupo de pessoas em diferentes lugares que precisam para tomar decisões. Um grupo de advogados pode precisar de conhecer e decidir uma estratégia para o caso do seu cliente, ou um grupo de bachelorettes pode estar tentando planejar um casamento chuveiro. A chamada de conferência pode ajudar um grupo de pessoas a tomar decisões em questão de minutos, o que pode levar dias por e-mail e pode ser impossível de fazer em pessoa.
Coisas que você precisa
- Telefone
- software reunião de agendamento
Identificar as pessoas que você precisa convidar para a chamada de conferência. Em seguida, priorizar a importância da participação de cada pessoa. Se houver três ou quatro pessoas que ponham em sua chamada de conferência, priorizando a lista de convidados pode não ser importante. Mas se você está convidando seis ou mais pessoas, é mais provável que haverá conflitos de agenda. Certifique-se os tomadores de decisão importantes será capaz de participar.
Entrar em contato com participantes importantes para identificar conflitos de agenda. Descobrir se e quando essas pessoas vão estar fora da cidade por um longo período de tempo, em um avião e indisponíveis para chamar, ou não puder comparecer. Organizar o seu tempo de reunião em torno desses conflitos.
Mande um convite a todos os participantes. Use e-mail, Evite ou outro programa de software convite. Microsoft Outlook pode agendar a reunião, enviar convites e permitir que os convidados para aceitar ou recusar. Você vai rapidamente ter uma idéia geral de quem pode participar e que não podem. Os convidados podem ter sugestões sobre vezes que funcionam melhor para eles, e eles também podem enviar itens da agenda em suas respostas ao pedido de reunião. Rever o seu convite com base no feedback que você recebe.
Agendar a reunião usando um serviço de call-in. Existem várias empresas que se especializam em chamadas de conferência de hospedagem, como a inclusão FreeConference e InstantConference. Se a sua empresa, muitas vezes conferência de horários chama, descobrir se sua empresa tem um contrato com um determinado serviço de call-in.
Enviar o convite finalizado para todos os participantes. Enviar o convite, mesmo para as pessoas que recusou o pedido de reunião original, no caso de eles mais tarde se tornam disponíveis. Certifique-se de incluir todas as informações pertinentes no convite, incluindo a data ea hora da chamada, o código do país eo número de telefone que os participantes devem usar, bem como quaisquer códigos de participantes necessários. Também incluir o seu número de contato para que os participantes possam contatá-lo diretamente se eles têm problemas discando.
dicas avisos
- Se você nunca usou um serviço de conferência de chamada antes, pedir ao redor sobre a clareza das chamadas e facilidade de uso. Existem alguns serviços gratuitos e alguns que cobram uma taxa. Compare os preços dos serviços baseados em taxas e decidir qual melhor se adapta às necessidades da sua empresa.
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