A principal diferença entre um sem fins lucrativos e uma corporação sem fins lucrativos é que os conselheiros não são pagos e que eles lidam com questões de angariação de fundos, em vez de questões relacionadas com a distribuição de lucros. Como um membro do conselho eleito, o secretário é responsável pela manutenção de registos, tais como atas de reuniões, relatórios, votando de elegibilidade, estatutos, políticas e práticas para garantir a precisão e disponibilidade a todos os membros do conselho. Documentar e manter adequadamente as atas de todas as reuniões do conselho são uma parte importante da prestação de contas dentro de uma corporação.
Minutos
Como secretário do Conselho de que você está no comando de notificar os administradores e os membros do Conselho de Administração sobre as reuniões a serem realizadas. Conteúdo da acta variam de acordo com a estrutura eo tipo de organização sem fins lucrativos. Normalmente minutos de reunião bordo incluem data, hora, local da reunião, o tipo de reunião, a lista dos presentes e ausentes, a lista de itens discutidos, lista de relatórios apresentados, moções apresentadas e uma descrição das discussões. Você não é obrigado a escrever uma transcrição literal da reunião, mas os detalhes específicos das questões discutidas e comentários feitos são críticos para documentar a devida diligência.
Em formação
Minutos deve fornecer informações suficientes para que os membros ausentes podem compreender claramente questões discutidas e decisões tomadas durante a reunião. É aconselhável para os minutos para incluir um resumo da discussão, justificativa para a decisão, os nomes dos participantes na discussão, e as notas de quaisquer conflitos de interesse. Você deve documentar a informação que é altamente sensível ou confidencial em um relatório separado que não é intitulado como minutos, para que os membros que pedem para ver os minutos não são capazes de lê-lo. Uma cópia final das atas aprovadas é assinada pelo secretário e incluídos nos registros corporativos.
Retenção de registro
Você é obrigado pela Receita Federal para manter todos os registros da organização, como o Secretário do Conselho, tornando-os disponíveis mediante solicitação a todos os membros e as autoridades legais. diretrizes de conformidade do IRS indicam que as Atas de 501 (c) (3) instituições de caridade públicas, fundações privadas e outras organizações isentas de impostos devem ser mantidos permanentemente. carta de determinação da organização, artigos de incorporação e estatutos são outros tipos de documentos do IRS também requer para ser mantido permanentemente.
IRS
Documentos primeira solicitadas pelo IRS em uma auditoria são os minutos das reuniões do conselho. O IRS salienta a importância do conteúdo que você mantenha em ata de reunião e práticas de documentação corporação. IRS pode pedir para examinar os livros, registros e atas de uma organização a qualquer momento para determinar se uma corporação sem fins lucrativos é operado para fins de isenção fiscal, as declarações relacionadas foram arquivados e os impostos são relatados corretamente. Minutos documentar as atividades da organização e ajudar a verificar as operações isentas de impostos legítimos.
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