Directrizes para o transporte minutos

Discutir com o líder da reunião quão detalhada seus minutos deve ser. Se possível, encontrar cópias de atas anteriores e ler os estatutos da sua organização. Determinar se você deve gravar os comentários de discussão sem nomes para minimizar problemas de privacidade e difamação, como a escrita "Alguns membros do conselho sentiu o boletim foi mailing muito tarde cada edição."

Rever as regras de encomendas, que as organizações comumente utilizadas para executar uma reunião de Robert. Você pode criar atas de reuniões consistentes com o mesmo formato de cada vez, especialmente se o grupo segue regras de Robert. Um formato típico de um documento minutos inclui o seguinte:

&# 8226- Nome da organização
&# 8226- Descrição ou propósito da reunião
&# 8226- Data e local
&# 8226- chamar à ordem tempo
&# 8226- chamada
&# 8226- Aprovação da acta anteriores
&# 8226- observações do Presidente
&# 8226- relatórios do Tesoureiro
&relatórios # 8226- Comitê
&# 8226- negócios Velho
&# 8226- Novos negócios
&itens # 8226- Ação
&# 8226- tempo Encerramento Reunião

A descrição da reunião pode ser "Conselho trimestral de Reunião do diretor" ou "Ad Hoc Site Reunião do Comitê." Registre se ou não a reunião continha um quorum, que é um número mínimo de participantes oficiais para a reunião a ser oficial.

Registre quaisquer movimentos efectuados e votações em detalhe específico. Gravadora que faz um movimento e que segundos cada vez que um novo movimento é feito. Quando uma moção for apoiada, o presidente abre a questão para discussão. Com base na discussão, o movimento pode ser reformulado ou votada como originalmente feita. Quando ela está pronta para chamar um voto, o presidente encerra a discussão e chama a questão, que é outro termo para a votação. Ela então anuncia o resultado da votação. Grave os nomes de cada pessoa que vota a favor ou contra um movimento e que se abstém de votar.

Tomar notas usando a quantidade de detalhes o seu organizador da reunião solicitada reunião. Organizações, por vezes, fornecer detalhes mínima para o relatório de um tesoureiro, observando que o tesoureiro deu o relatório e que uma cópia das finanças foi distribuído. Um relatório do tesoureiro pode consistir no saldo bancário no momento da reunião anterior, o saldo bancário atual e a diferença. As organizações também podem optar por fornecer todos os detalhes dado pelo tesoureiro ou simplesmente gravar que um assunto foi discutido com nenhum detalhe da discussão se nenhuma votação ou surgem problemas. Por exemplo, a ata pode ler, "A cadeira newsletter, Bob Smith, deu o relatório da comissão newsletter. Uma cópia do relatório é anexado à presente ata."

Não hesite em pedir a um alto-falante para repetir algo que você não pegou para garantir que os minutos são precisos. Leia volta movimentos para garantir votos são registrados corretamente. Faça as suas minutos clara para aqueles que não estavam na reunião, mas vai receber cópias e tiver de votar, para alterar ou aprová-las na próxima reunião.