A documentação é uma parte da vida diária no mundo da recolha de dados pessoais, financeira e geral e, consequentemente, só é bom que as auditorias periódicas são realizadas sobre os métodos para o tratamento de documentos. A auditoria mostra que medidas estão a ser implementadas, os métodos que devem ser alteradas, e as maneiras de tornar essas alterações.
procurement Procedimento
Uma organização deve verificar periodicamente se o seu procedimento para a obtenção dos documentos é respeitado. A auditoria pode mostrar se a organização tem actualmente um método de gestão de documentação, se os documentos necessários são aprovadas por pessoal autorizado e quão eficientemente documentar as alterações são tratadas. Esta parte da auditoria também pode mostrar como acessíveis documentos estão.
Armazenamento de documentos
Os documentos podem ser armazenados como cópia impressa ou ficheiros informáticos. A auditoria pode mostrar se os sistemas de armazenamento de registros são configurados de acordo com as necessidades da organização. A auditoria também deve mostrar quanto tempo tanto papel e documentos informatizados são mantidos em arquivo. A auditoria deve determinar se os documentos são mantidos em boas condições e protegidos contra danos, deterioração ou perda.
Descrição dos documentos
A auditoria deve verificar como os documentos estão descritos na system..Documentation apresentação de uma organização podem ser listados por nome, número ou de forma descritiva. Um documento pode ter um curto, a descrição relevante para torná-lo mais fácil de localizar. A auditoria deve mostrar se os documentos são arquivados sistematicamente pelo número da versão e data de revisão.
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