Qualificações para controle de documentos

Gestão e funcionários determinar qualificações controle de documentos. qualificações do pessoal, investigações de fundo e restrições de emprego dependem do tipo de documentos sob controle de gestão. Os funcionários que trabalham com documentos legais mantidos em um sistema judicial exige uma verificação de antecedentes criminais. trabalhadores documento financeiro pode exigir uma verificação de antecedentes financeira. Trabalhadores que manipulam federal, estadual, local, bancários e de habitação documentos com informações pessoais e números de segurança social normalmente exigem, pelo menos, um controlo mínimo do fundo.

As empresas devem fornecer instalações seguras baseadas no tipo de documentos sob controle. documentos únicos ou arquivos de documentos com informações pessoais deve ser seguro em todos os momentos. organizações privadas devem decidir quais documentos devem ser protegidos em áreas restritas ou responsabilidade legal risco de acesso não autorizado à informação privada.

Uma empresa deve acessar procedimentos de controle de documento a partir da ingestão inicial de documentos sensíveis. Documentos não confidenciais podem ser processados ​​casualmente. documentos de entrada sensíveis deve ser para verificar quando o documento foi apresentado ao escritório com carimbo de data. Um selo ou método diferente pode ser usado para documentos entregues por via electrónica, em pessoa, por correio ou por fax.

Um documento com todas as informações pessoais, incluindo nome, endereço, número de telefone, número de segurança social, informações da família, história médica, história financeira ou fatos pessoais não-divulgadas deve ser manter em sigilo. controles de documentos para documentos confidenciais ou arquivos de limitar o acesso ao indivíduo cujo processo pessoal que é ou o representante da empresa que precisa para acessar as informações por razões comerciais.

documentos de acesso público deve ser identificado de forma diferente do que documentos confidenciais. pessoal qualificado devem ser instruídos sobre os requisitos mínimos para o acesso. Um procedimento formal deve detalhar como um documento ou arquivo pode ser visualizado ou liberado. Pode ser usada uma lista de presença, ou uma forma de identificação pessoal pode ser realizada até o documento ou arquivo é retornado. leis federais e estaduais que restringem ou permitir o acesso deve estar disponível na impressão.

controle de documentos requer limitações de duração para a manutenção de documentos e diretrizes rígidas sobre a destruição segura. regras específicas da indústria e regulamentos podem ser aplicadas. empregados treinados determinar quando e como terminar o controle de documentos com base nas características dos documentos. Estas características incluem a informação nos documentos, a idade do documento e a finalidade do documento. Os documentos podem ser destruídos após a informação não é mais necessária, o tempo definido para manter as informações expirou ou o documento não é mais necessário para sua finalidade original.