Como organizar um seminário

instruções

1. Escolha o seu tópico. Se você é um consultor ou palestrante, é provável que você foi convidado para falar com um grupo sobre um determinado tópico. Se você é proprietário de uma empresa a organizar um seminário para promover o seu negócio, você deve selecionar um tópico que vai apelar para o seu cliente alvo. Por exemplo, um advogado pode organizar um seminário gratuito para o público em planejamento imobiliário.

2. Selecione seu local. Tente estimar o número de participantes que você vai ter e escolher um local que terá um amplo espaço para que todos possam sentar-se confortavelmente. Você também terá que tomar preço em consideração na escolha de um local. Alguns locais podem ter taxas de aluguer quarto de várias centenas ou mesmo milhares de dólares, enquanto outros são muito mais razoável. Hotéis muitas vezes têm salas de banquetes onde as empresas frequentemente realizar convenções, de modo que pode ser um bom lugar para começar a sua busca por um local.

3. Criar e convites mail. Dependendo do tamanho e da formalidade do evento, os convites podem variar de um simples documento criado no Microsoft Word para um design extravagante criado por um designer profissional. Envie seus convites várias semanas de antecedência para permitir aos participantes tempo para planejar a participar. Não enviar os convites com tanta antecedência que eles podem esquecer antes da data seminário real chega, no entanto. Você também pode enviar e-mail seus convites, mas tenha em mente que eles podem acabar em pastas de spam vários destinatários.

4. Decida se você vai oferecer almoço ou refeições ligeiras. Se o seminário é executado por várias horas, que é um toque agradável ter refeições ligeiras disponíveis. Se o seminário começa no início da manhã ou corre sobre a hora do almoço, oferecendo almoço é recomendado. Alguns locais têm uma exigência que você utilizar os serviços do seu fornecedor in-house ao segurar um evento na instalação. Tenha certeza que você conhece as regras do seu contrato antes de encomendar refeições ligeiras.

5. Criar seus materiais de apresentação. Faça cópias de apostilas, ou tê-los impressos em uma impressora profissional. Você provavelmente vai querer criar uma apresentação do PowerPoint para que você tenha uma referência visual quando você ou seu alto-falante está apresentando material. Você pode facilmente criar um folheto para os seus participantes, selecionando "apostilas" Em Opções de impressão. Certifique-se de que você selecione três por página, e os participantes serão capazes de tomar notas diretamente em seus folhetos.

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   Poucos dias antes do evento, finalizar o seu número de participantes com base em seus RSVPs. Se você escolher, você pode chamar outras pessoas que você convidou para lembrá-los de seu evento e dar-lhes uma última oportunidade para se registar. Deixe uma mensagem para qualquer um que você não chegar, se possível, e instruí-los a chamá-lo o mais rapidamente possível se programar para participar.

7. Criar uma folha de login e crachás. É bom para os participantes do seminário para ser capaz de conhecer outras pessoas e ver imediatamente o seu nome e de onde eles são. Ele elimina alguns dos sentimentos desconfortáveis ​​as pessoas têm quando se apresentar com novas pessoas. Uma folha sign-in será útil se você pretende oferecer qualquer tipo de créditos de educação continuada para os seus participantes, ou se você simplesmente deseja manter em contato com seus participantes após o seminário. Você pode pedir seus nomes, endereços, números de telefone e endereços de e-mail. É sábio para oferecer uma caixa que pode verificar se eles não querem continuar a receber comunicações de você.

8. Criar pacotes para cada ajuste da tabela. Você pode querer incluir brochuras e outro material promocional sobre o seu negócio. Você também vai querer oferecer algo para os seus participantes para escrever sobre e uma caneta para eles para escrever. Se você não tem esses itens com o logotipo da empresa no, o local onde você está segurando seu evento pode ter canetas e blocos que ficaria feliz em fornecer.

9. Confirmar os detalhes com a sua pessoa de contato no seu local alguns dias antes do evento. Você também deve confirmar uma contagem final com o seu fornecedor se você está tendo servidos alimentos. Certifique-se de deixar o seu fornecedor saber se você vai precisar deles para fornecer produtos de papel, tais como pratos, guardanapos ou copos. Faça todas as modalidades de pagamento necessário. Alguns locais e fornecedores exigem pagamento antecipado, enquanto outros são felizes para recolher o dinheiro no dia do seu evento.

10. Configure o seu local no dia anterior ou na manhã do seu evento. Você vai querer ter certeza de que o seu pessoal local têm o quarto configurar a maneira que você perguntou. Você também vai querer colocar seus pacotes e outros materiais em cada lugar antes de seus convidados chegarem. Andar pela sala e certifique-se que todos terá uma visão clara do que você ou seu alto-falante na parte da frente da sala.

11. Plano para si ou para um representante de sua empresa estar presente quando os primeiros convidados começarão a chegar o dia do seu evento. Você vai querer cumprimentar as pessoas e encaminhá-los para a folha sign-in, a localização de banheiros e os refrescos.