Empresas grandes e sorriso dependem de contabilidade precisas para fornecer os dados financeiros para arquivar precisas declarações de imposto de renda e jumentos o sucesso monetário de seus negócios em intervalos regulares. Um sistema de contabilidade de arquivamento eficiente é uma grande parte do processo de contabilidade. Depois de facturas, salários e compras são registrados, a papelada apoiar os dados inseridos devem ser arquivados e mantidos por pelo menos três anos para o Internal Revenue Service (IRS) no caso de sua empresa é selecionado para uma auditoria.
Coisas que você precisa
- Pasta de arquivos
- Pendurado pastas de arquivo
- envelopes
- caixa de arquivo
- Labels
- Caneta
Avaliar a forma como seu sistema de arquivamento pode melhor complementar o seu processo de escrituração atual. Se o seu sistema de contabilidade baseia-se em um livro diário e relatórios financeiros mensais, um sistema de arquivamento criadas em torno de rotação mensal é um ponto de partida. Se você precisar de rotação mais frequente depois, o sistema é ajustável.
Rotular as pastas de arquivo penduradas grandes para o período monitorado, como um mês, e depois como "Renda," "aquisições," "pagamentos" e "Despesas diversas." A pasta de renda é para os dados de vendas, aquisições relacionadas com o inventário comprada para revenda, e os pagamentos é para os pagamentos feitos em intervalos regulares, tais como notas de carro, pagamentos de empréstimos e contas de serviços públicos. despesas diversas incluem escritórios compras loja de suprimentos, custos postais e compras de combustível.
Separados subseções diferentes de despesas e receitas em pastas de arquivos dentro dos arquivos de suspensão. Por exemplo, sob "Renda," a loja tem transações em dinheiro, transações de cartão de crédito e pagamentos em cheque, enquanto "aquisições" de inventário poderia incluir vários tipos de linhas de produtos. A separação desses itens no nível de arquivo ajuda a agilizar a verificação de fato quando compilar relatórios financeiros.
Dividir informações dentro de sua camada secundária de pastas de arquivo com envelopes, se necessário. Isso é especialmente conveniente para o depósito de recibos do registo de dinheiro, pois mantém a fita registo de desvendar ao remover uma pasta. Por exemplo, o seu "Despesas diversas" pasta com uma pasta de nível secundário para "Suprimentos para impressão" poderia conter envelopes que separam os custos de tinta, papel e equipamentos.
Puxe pastas de arquivo de seu sistema de arquivamento principal e arquivá-los em caixas de armazenamento de arquivos em uma base predeterminada. Uma pequena empresa pode optar por arquivar pastas uma vez por ano após a declaração do imposto de renda, enquanto uma empresa maior pode precisar de arquivar os arquivos em uma base trimestral ou mensal.
dicas & avisos
- Não há maneira certa ou errada para arquivar materiais nos olhos do IRS. Enquanto seu sistema de arquivamento permite que você provar o seu rendimento e deduções, é suficiente.
- Rotular seus arquivos com uma caneta que não borra ou desaparecer.
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