Como escrever uma carta para solicitar uma reunião

Justifique sua carta física para o lado esquerdo da página, a negócios estacionária. Não use emoticons ou gráficos bonitos se enviando o seu convite.

Coloque a data no papel timbrado. Ir duas linhas e listar nome formal do assunto e título, nome e endereço da empresa - linha por linha. O e-mail já contém a data e endereço de e-mail do seu destinatário pretendido, por isso não há necessidade de adicionar estes.

Ir outra linha e adicionar "Sujeito:" com algumas palavras descritivas, como "Convite para se reunir para discutir a sua conta." Para uma carta de e-mail, escreva uma linha de assunto informativa semelhante ao assunto em uma carta de papel.

Ir duas linhas e adicione um cumprimento adequado, tais como: "Dear Mr. Jones:" para alguém que você não está em uma base do primeiro-nome com, ou "Caro Bob:" se você conhecer um ao outro. Ir uma linha e começar o corpo da sua carta. Para um e-mail, começar com a saudação. Ir uma linha e continuar com o corpo de sua carta.

Ir duas linhas no final de sua carta. Escrever um adequado sign-off, como "Saudações," e inserir o seu bloco de assinatura, que inclui o seu nome, cargo, nome da empresa e informações de contato direto, como número de telefone do escritório, número de telefone celular e endereço de e-mail.

Mantenha o tom de sua letra apropriada. Por exemplo, cartas-business casual pode incluir gentilezas como "Espero que esta carta te encontre bem de saúde após os acontecimentos de ontem à noite." Uma carta formal deve omitir a maioria dos comentários pessoais e ficar com as especificidades da reunião.

Apresente-se brevemente se o seu destinatário não sabe que você, em seguida, estado que você gostaria de solicitar uma reunião eo que você espera para discutir ou conseguir na reunião. Por exemplo: "Eu sou o novo gerente de sua conta em XYZ Corp, e gostaria de convidá-lo para se encontrar comigo para que eu possa mostrar-lhe como nossos produtos mais recentes pode melhorar seus lucros."

Sugerir duas ou três datas e horários para a reunião proposta para que o seu sujeito tem uma escolha e é susceptível de responder à sua carta. Indicar se a reunião será em seu escritório, o consultório do seu assunto ou uma terceira localização, e se ele irá incluir uma refeição ou bebidas.

Feche a carta afirmando quando você vai ligar para confirmar a data, hora e local da reunião. Adicionar uma breve declaração expressando o quanto apreciamos o tempo e atenção do destinatário.