Quais são as qualidades de um bom secretário?

Uma boa secretária deve ser organizada a uma falha, especialmente se ela é responsável por trabalhar com diversos departamentos de uma só vez. Isto consiste em ordenadamente e corretamente arquivar a papelada, mantendo suprimentos organizados e manutenção de armários. Ela deve ser capaz de localizar arquivos e documentos dentro de um piscar de olhos, e saber onde todos os materiais de escritório estão localizados.

O cerne das responsabilidades de um secretário consistem em atender o telefone. Isso pode ser centrada na transferência de chamadas ao redor do escritório ou lidar com clientes ou clientes. Ele deve ter uma voz do telefone de atendimento profissional e ser educado em todos os momentos. Ele deve estar bem informados sobre informações básicas da empresa e ter a capacidade de transferir de forma eficiente as chamadas em torno da empresa com facilidade.

Os secretários devem ter a capacidade de resolver problemas com pouca ou nenhuma direção. Esta pode consistir de pequenos problemas, tais como conflito de agendamento sala de conferências e salas de abastecimento esgotados, a questões maiores, tais como uma crise do cliente. Ela deve saber a pessoa certa para ajudar o cliente com essas questões, ou como facilitar entre os departamentos para resolver problemas de forma eficiente.

Secretários digitar uma grande quantidade de comunicação escrita para um escritório, assim que suas habilidades de digitação deve estar a par. Ele deve ter gramática e escrita sólidos, e manter diligência sobre revisão de toda a correspondência da empresa. Um bom secretário também deve ter velocidade de digitação constante, para que ele possa produzir inúmeros escrito cartas, e-mails e outras correspondências ao longo de um dia.