Deveres e responsabilidades clericais

Cumprimentando visitantes, clientes, fornecedores e candidatos a emprego é uma parte importante do trabalho do secretário. Uma vez que ele é susceptível de ser a primeira pessoa na empresa um visitante encontra, o funcionário deve fornecer uma boa primeira impressão cumprimentando o visitante de uma forma amigável e profissional. O funcionário irá verificar pessoas para compromissos, fornecer orientações para outros departamentos, aceitar e assinar para as entregas e fornecer documentos ou informações para os potenciais candidatos a emprego. O funcionário tem a oportunidade de representar a empresa para a qual trabalha de uma maneira que fará com que os hóspedes querem voltar. Esta primeira impressão é uma parte importante da construção e desenvolvimento de um negócio.

manutenção de registros e manutenção é uma tarefa que precisa ser feito em uma base diária e muitas vezes pode levar várias horas para ser concluído. Arquivamento, entrada de dados, colocando os documentos no lugar apropriado e recuperar documentos necessários para outros trabalhadores são todos uma parte da manutenção do registro um funcionário lida. Dependendo do tipo de negócio que a empresa opera, o funcionário pode atualizar os registros de vendas, pagamentos de clientes de entrada e manter registros de visitantes e compromissos. Como o funcionário mantém e registros de atualizações, ela deve usar habilidades de organização e atenção aos detalhes para garantir a precisão.

Muitas empresas lidar com clientes ou clientes direta ou indiretamente. Quando a satisfação do cliente está envolvido, o funcionário vai participar na comunicação com os clientes e clientes. Esta comunicação pode ocorrer na forma de telefonemas, a comunicação face-a-face, na correspondência ou e-mails escritos. O pessoal administrativo deve ser capaz de manter uma conduta profissional e educada, não importa como o cliente fala ou se comporta. Esta parte do trabalho muitas vezes pode ser estressante, porque os clientes insatisfeitos pode ser rude e verbalmente abusiva. Enquanto o funcionário deve sempre buscar apoio ou ajuda de gestão nesta situação, ele terá que ser capaz de comunicar de forma eficaz com os clientes satisfeitos e insatisfeitos.