A informação confidencial é qualquer peça de dados que você deseja manter completamente privada, quer por razões comerciais ou pessoais. Se você enviar informações confidenciais para outro partido, é uma ação arriscada. Você deve proteger a mensagem confidencial, assim como você iria proteger qualquer coisa que você acredita que tem um alto valor.
Cenários comuns
Empresas comumente enviar informações confidenciais a outros parceiros de negócios ou colegas com relação a projetos ultra-secretos. Um exemplo é se uma empresa está a considerar uma fusão com outra, precisa comunicar o plano proposto e não quer concorrentes saber ainda. Outro cenário comum em que uma parte tem de transmitir informações confidenciais é se um escritor filme quer enviar um roteiro inédito para um diretor. Um empregador pode enviar um confidenciais oferta de emprego a um candidato ou o candidato pode pedir para manter a sua privada aplicação. Em todos os três casos, é sábio para compor uma carta de confidencialidade como preâmbulo à informação em anexo.
Por uma carta?
Ao enviar informações confidenciais, seja via e-mail ou correio, o risco de ele ser interceptado por terceiros não autorizados. Mas mesmo que a informação chegue ao destinatário de forma segura, você ainda arriscar descuido por parte do destinatário pretendido, quando se trata de gerir a informação e mantê-lo privado. Você pode minimizar o risco através da composição de uma carta que reforça o seu desejo de total confidencialidade.
O que incluir
Um dos primeiros itens a serem incluídos em uma carta de apresentação é o rótulo "Confidencial" ou "Pessoal e Confidencial" em negrito, maiúscula letras na parte superior ou diretamente acima do corpo da carta. Lembrar o destinatário em termos gerais que a comunicação é em referência a, tal como "a discussão que teve recentemente a respeito do Projeto X." Expressar claramente que todos os conteúdos do que o destinatário está prestes a ler é a ser realizada em total confidencialidade --- nenhum partido deve visualizá-lo, exceto os destinatários explicitamente nomeados.
outras considerações
Antes de enviar um documento confidencial para a outra parte, em certas circunstâncias, é aconselhável para obter a pessoa a avaliar e assinar um acordo de confidencialidade (NDA) --- especialmente se for dados extremamente confidenciais. O NDA define o que é incluído quando você se refere a informações confidenciais, as obrigações do destinatário e qualquer cronograma específico para manter as informações privadas. Reafirmar os termos principais do seu acordo de confidencialidade em sua carta. Você também deve incluir uma cópia do NDA assinado diretamente atrás da carta de apresentação bem.
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