"atividades de controle SOX" é um termo usado para descrever parte dos regulamentos impostas pela Lei Sarbanes-Oxley. Sarbanes-Oxley surgiu a partir dos abusos contábeis de algumas grandes corporações. Segundo a lei, as empresas são obrigadas a trazer auditores externos que não têm contabilidade ou outros laços de negócios para a empresa. Os auditores escrever um plano para ajudar os auditores internos da empresa ficar em conformidade legal com as regulamentações da SOX. Este plano deve ser aprovada pelo CEO e contabilidade pessoal. O não cumprimento destas normas pode resultar em multas e / ou prisão para o pessoal executivo.
Explique aos administradores e empregados-chave da finalidade para a Atividades de Controle write-up. Atividades de controle ocorrer em todos os níveis de uma empresa. Eles incluem autorizações, verificações, reconciliações, avaliações de desempenho, segurança de ativos e segregação de funções. controles internos assegurar que a actividade fraudulenta ou falsa comunicação não encontrar seu caminho para as demonstrações financeiras da empresa.
Comunicar as responsabilidades de gestão para lidar com atividades de controle interno. O CEO é responsável por atestar a precisão das demonstrações financeiras no final do ano, sob pena de prisão se as declarações não são precisos. Esta é a Seção 404 da Lei SOX e alguns se referem ao processo de auditoria como o "404." Como tal, o CEO deve ter uma compreensão clara dos planos e objetivos da empresa e ser capaz de acompanhar as realizações da empresa contra os objetivos declarados.
Estabelecer diretrizes claras para o processamento de informações. Uma área problema comum em manter registros financeiros precisos é na gravação de dados. Por exemplo, registros de despesas de funcionários com contas de despesas são apresentadas em papel, para ser transferido para o computador. Os totais das submissões de artigos devem corresponder aos totais inseridos no banco de dados da empresa. Uma auditoria irá comparar as transações individuais para encontrar inconsistências ou erros. Estabelecer uma política que irá garantir a precisão na transferência de dados de uma fonte para outra.
Considere os ativos de sua empresa tem que são mais vulneráveis à perda. Dinheiro, inventário, veículos ou máquinas são facilmente roubados e transferidos para outra pessoa. Escrever regras claras no manuseio de dinheiro para caixas e outros funcionários que têm acesso ao dinheiro. Para o dinheiro na mão, dê uma contagem diária no início do dia para verificar os totais finais da noite anterior. Realizar outra contagem durante a noite para verificar os totais do dia atual e fornecer um quadro para a verificação total de vendas diárias.
Realizar uma contagem de inventário mensal, ou, no caso de grandes lojas ou empresas a contagem trimestral, e implementar medidas de segurança para evitar que funcionários e clientes de andar com o seu inventário ou ativos.
Divida as tarefas. Incluir a utilização do dispositivo de controlo interno como conhecido "segregação de deveres" no write-up. Garantir que há uma separação entre a pessoa que ordena o inventário e aquele que conta ele. Também estabelecer uma separação entre a pessoa que escreve os cheques e quem assina os cheques. Ter um número de pessoas envolvidas neste processo reduz a oportunidade para um indivíduo para roubar.
Distinguir o nível de autoridade de cada membro da organização da empresa. Soletrar a autoridade de cada funcionário e diretor da empresa. gerentes de nível executivo só deve ter a autoridade para comprometer recursos da empresa e lidar com esses tipos de transações. Comunique-se estes níveis para ambos os empregados e administradores. Por exemplo, ter alguém na gestão - e não outro funcionário - verificar um relatório de despesas de viagem. Uma ordem para o inventário deverá ser concluído por uma pessoa de nível de gestão, onde o inventário será contado por um funcionário.
Requerem a manutenção e armazenamento de registros escritos, recibos e facturas a ser usado para verificar contra aqueles inseridos no computador. O write-up deve fazer a importância da documentação de origem uma prioridade. Uma auditoria será necessário usar esses registros para comparar os totais. Se não houver a verificação das despesas ou transações a partir de um documento de origem, verificar os montantes em contato com os fornecedores que estes documentos veio originalmente.
Imprimir uma cópia dessas políticas de controles internos para a gestão e os funcionários a ler. As políticas e diretrizes e toda a documentação deve ser gerido e mantido. auditores externos que exercem uma auditoria SOX usará estes documentos para recomendar mudanças no aperto métodos de controlo interno.
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