Como criar procedimentos de compra

Escreva uma lista descrevendo todos os materiais e itens que a empresa precisa para comprar. Grupo itens semelhantes juntos e dê a cada grupo um título apropriado. Por exemplo, itens como canetas, blocos de papel e papel de cópia iriam todos sob o título de "Material de escritório." Café, chá, copos e colheres de plástico pode ser todos listados em "Material de cozinha." Itens como ligantes, DVDs e DVD casos pode ir sob o título de "Embalagem."

Identificar todos os departamentos ou áreas da empresa que será a compra de suprimentos e documentar os grupos de itens cada área irá adquirir. Por exemplo, o departamento de marketing pode ser a compra do "Embalagem" e "Material de escritório" rubricas. O pessoal administrativo pode ser os únicos que compram "Material de cozinha" mas também vai comprar "Material de escritório."

Planejar um orçamento de compras para cada departamento, utilizando orçamento anual da empresa como um ponto de partida. Defina um orçamento mensal para compras de cada departamento - isso pode envolver a participação de cada chefe de departamento para aprovação final.

Reunir informações do fornecedor, como nome da empresa, endereço, números de telefone, pessoa de contacto e número de conta da sua empresa. Vincular cada item que está sendo comprada a um fornecedor ou fornecedores particular. É aconselhável ter uma lista de fornecedores para cada item que é de três profunda para que se o fornecedor preferencial está fora de estoque, existem fornecedores de back-up para ir. Ter mais de um fornecedor para comprar a partir evita atrasos na ordenação. Isto é especialmente importante nas empresas onde as peças ou outros itens devem ser encomendados e recebidos em tempo hábil para cumprir prazos.

Estabelecer relações com os fornecedores para negociar descontos de preços e gerenciar pedidos especiais. Um representante de vendas designado dentro de uma empresa fornecedor pode acomodar e agilizar os pedidos de emergência ou tempos de fabricação curtas.

Escrever um processo passo-a-passo para cada departamento para seguir ao fazer compras. Considere como uma compra será solicitado, autorizado, ordenou, recebido, entregue e pago. Considerar o estabelecimento de compra de tampões para os vários níveis de empregados e funcionários. Incluir procedimentos para compras ad-hoc, opções de pagamento e compras que podem exigir uma resposta de outros departamentos. Por exemplo, a compra de novos computadores pelo departamento administrativo vai exigir o envolvimento ea entrada do departamento de TI para comprar itens de instalação, tais como cabos, modems e roteadores.

Formular um processo passo-a-passo para gerenciar a papelada no processo de compra. Dependendo das necessidades do negócio, um processo de compras electrónicas em vez de um baseado em papel pode ser necessária.

Projetar os formulários necessários para cada compra ou comprar formas de contrato de padrão de um fornecedor de material de escritório. Forms pode incluir um formulário de pedido de compra com espaço para autorização, um formulário de pedido para enviar para o fornecedor, uma forma para receber os itens em um armazém principal e outro que reconhece entrega ao departamento solicitante.

Projetar um processo de gerenciamento de reclamações e prestação de contas, rever relações com os fornecedores e estruturas de descontos, monitorando orçamentos de compra e rever e melhorar o processo de compra. Ajustes e modificar o processo de compra pode produzir melhores retornos se aproximou de uma forma metódica. revisões trimestrais e anuais poderia adicionar a linha de fundo da empresa.

Criar um manual de procedimentos de compra que descreve um guia passo-a-passo para a equipe a seguir. O manual deve fornecer passos claros que cada membro da equipe deve seguir para solicitar, obter autorização e colocar uma ordem de compra. Ele também deve identificar quem irá gerir o processo e estão autorizados a aprovar a compra, bem como uma lista de fornecedores aprovados e uma lista formulários que mostra a localização física dos formulários ou onde eles estão na rede de computadores da empresa.