Um plano de aquisições do projeto descreve e documenta todas as compras de fornecedores externos que serão necessários para apoiar as necessidades de um determinado projeto. Um projecto pode precisar de computadores, papel ou outros materiais, dependendo da natureza do projecto. Delineando as necessidades do projeto e como os materiais serão adquiridos permitem orçamento adequado e planejamento adequado. Um plano de aquisições bom também irá dar passos específicos sobre como iniciar e executar compras. Isto irá assegurar que todas as propostas são concedidos de forma justa e estão no melhor interesse da empresa.
Definir os requisitos do plano. Incluir todos os objectivos do plano. Por exemplo, a obtenção de mercadorias dos melhores fornecedores com o menor custo.
Listar a equipe de compras. Esta lista vai incluir todas as partes que serão incluídas nas decisões de adjudicação. Incluir nomes e informações de contato para cada pessoa ou grupo.
Documentar a justificação de aquisições. Incluir as razões que os suprimentos são necessários e como eles serão usados. Identificar os itens que serão adquiridos durante a vida útil do projeto. Incluir a quantidade de itens necessários.
Criar uma linha de tempo que identifica todas as compras que serão feitas ao longo do comprimento do projecto. Compra de material a granel ou em determinadas épocas do ano pode resultar em poupanças. Incluir estes detalhes como parte da linha de tempo.
Definir o processo de seleção de fornecedores. Isso inclui todos os passos necessários para obter lances. Determine um número mínimo de lances que será obtida antes de selecionar um fornecedor. Liste todas as cláusulas contratuais ou de pagamento que devem ser acordadas antes de selecionar o fornecedor.
Criar uma lista de tarefas que devem ser realizadas para comprar um item. Identificar todos os documentos que devem ser preenchidos para processar uma ordem de compra. As ordens de compra podem precisar de ser autorizada pela administração.
dicas & avisos
- Rever o plano de aquisições regularmente. Alterações aos termos de fornecedores e outros fatores de mercado podem positiva ou negativamente impacto do plano. Ajustar o plano para melhor atender as necessidades do negócio.
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