Prestadores de serviços diversos, incluindo profissionais de saúde, os preparadores fiscais, centros de serviço de automóveis, entre outros, muitas vezes fazer compromissos com os seus clientes muitos meses de antecedência. Muitos acham que é prudente enviaram seus clientes um lembrete escrito da nomeação para reduzir não comparências e cancelamentos de última hora. Telefone e e-mail lembretes também pode ser útil, mas também pode ser ignorado ou esquecido. Uma mensagem em papel é uma forma barata de reforçar esses lembretes eletrônicos.
Use um tto aplicativo de processamento de texto criar sua carta de advertência em seu cabeçalho.
Explicar o propósito da sua carta e indicar a data, hora e local da nomeação, incluindo o endereço de rua e suite, offfice ou número do andar. Faça uma nota de política do seu escritório em cancelamentos e encorajar os clientes a chamar para reagendar se eles não podem fazer a nomeação, e fornecer o número de telefone apropriado no corpo da sua carta.
Note-se a razão para a nomeação como especificamente quanto possível, sem violar a privacidade considerations- por exemplo, "Por favor, traga o seu imposto e outros documentos financeiros com você, como iremos rever suas estratégias fiscais de fim de ano."
Vincular a carta à sua lista de banco de dados de nomeação e endereço do cliente. Você deve namorar, imprimir e enviar as cartas entre duas semanas e um mês antes da data de nomeação. É preferível assinar essas cartas pessoalmente. Faça uma nota no arquivo do cliente da carta de advertência, ou inserir uma cópia.
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