Como escrever e enviar um memorando

Pense no seu público. Antes de começar a compor seu memorando, considere o nível de educação e experiência das pessoas com quem você está se comunicando. Também tenha em mente as necessidades dos seus destinatários. Alguns indivíduos podem precisar de instruções mais detalhadas e, diretrizes estabelecidas específicos, enquanto outros podem ser fornecidas um pouco muito geral de informações e, em seguida, tomar a iniciativa por conta própria.

Use a formatação cabeçalho correto. No "Encontro" linha, use abreviaturas padrão. Para "Para," você deve listar cada pessoa que vai receber o memorando pelo nome. Não use apelidos. Use nomes e sobrenomes, e colocá-los em ordem ordem alfabética ou por posição dentro da empresa. Para o "A partir de" linha, use o seu primeiro e último nome, bem como qual departamento em que está, se for o caso.

Escolha uma linha de assunto que é específico e informativo. Muitas vezes, as pessoas enviam memorandos com linhas de assunto que são vagas e gerais. A uma específica e concisa vai dar destinatários uma melhor idéia do que o memorando é referência. Por exemplo, uma linha de assunto geral leria "Reunião," mas uma linha de assunto específico pode dizer, "Vendas de apresentação da equipe para a reunião de sexta-feira."

Abra com as especificidades. Não perca tempo com bate-papo ou o fundo. A primeira parte do seu memorando deve dizer exatamente o que você precisa. Usando o exemplo acima, a apresentação da equipe de vendas, que você pode abrir com, "Na reunião de sexta-feira, a equipe de vendas irá apresentar um slide show com renda e contas de valores a pagar para o primeiro trimestre."

Escreva o seu memorando, evitando voz passiva. Um memorando foi concebido para partilhar informações e assistência pedido, então você precisa usar uma voz activa. Na gramática e escrita, voz ativa significa que o sujeito de uma frase está ativo - fazer ou ser alguma coisa - em vez de ter outras coisas acontecer com eles. voz activa leria como, "A equipe de vendas irá apresentar um slide show." Uma abordagem passiva seria formulado como, "Gostaríamos a equipe de vendas para considerar uma apresentação de slides."

Escrever uma conclusão. Sua conclusão não precisa ser complicado, mas deve resumir os pontos-chave referenciados no próprio memorando.

Editar o seu trabalho. Poucas coisas são tão embaraçoso como o envio de um memorando de negócios e perceber depois que você deixou um erro de ortografia gigante bem no meio dela. Revise seu memorando antes de enviá-lo, e além de fazer correções, eliminar palavras desnecessárias. Mantenha a sua concisa memorando.

Envie sua nota. Se você está enviando por correio inter-office, certifique-se de que cada pessoa abordada no memo recebe sua própria cópia. Ninguém deve ter de partilhar um memorando com o cara no cubículo ao lado.

Use e-mail se é uma opção. Um memorando de e-mail deve ser enviado a todos, ao mesmo tempo, mas você pode desejar cegar copiar alguns dos destinatários. Se você está enviando o seu memorando, colocar o assunto do memo na linha de assunto do cabeçalho do e-mail. Não use fontes bonito ou coloridas, imagens ou outro e-mail add-ons.

Seguir-se uma vez que você enviou o seu memorando. Se houver um prazo referido no memorando, certifique-se de verificar novamente com destinatários mais tarde.