As cartas comerciais precisa ser preciso, conciso e livre de erros. O ditado antigo negócio "tempo é dinheiro" descreve adequadamente a escrita do negócio: quanto mais tempo as pessoas passam de ler e compreender as comunicações de negócios, menos tempo têm para ganhar dinheiro. Em correspondência comercial, a transparência é igual eficiência. O significado de uma sentença deve tornar-se claro como uma pessoa está lendo ele- relendo desperdiça tempo. Garantir a clareza, concisão e organização através da elaboração de suas cartas comerciais antes de escrevê-los.
Anote as características de seu público. Quem é seu público afeta o tom, estilo, comprimento e dicção da sua carta de negócio. Se o destinatário trabalha no mesmo campo como você, você pode seguramente usar termos específicos para a sua linha de trabalho, sabendo que ele vai entender. Se a carta é para um cliente, no entanto, evitar vocabulário técnico desconhecido para ele.
Anote as necessidades de seu público. Você pode construir a sua carta de negócios de duas maneiras, com uma abordagem direta ou uma abordagem indireta, de acordo com "Um guia conciso para a Comunicação Técnica." Faça a maioria cartas comerciais tão diretamente quanto possível-se uma pessoa requer especificações ou instruções, uma abordagem direta é adequado. No entanto, se você está transmitindo más notícias, uma abordagem indireta é mais apropriado. Por exemplo, se você está informando um cliente que você estará levantando taxas, deixando um funcionário ir ou negar um membro da equipe um aumento, consideram a abordagem indireta, o que poupa a má notícia até o final, depois de ter estabelecido o seu caso. Isso permite que o destinatário para baixo suavemente.
Determine o tom de sua carta com base nas necessidades do seu público. Se o leitor está buscando uma cotação de preço, você pode escrever factualmente e eficiente. Se o destinatário está esperando um pedido de desculpas, o seu tom deve ser lamentável, sem soar falso.
Organizar a ordem das informações que precisa ir na carta e criar um tópico frase clara que define o propósito da carta. Coloque sentenças de tópico em letras de notícias ruins mais perto do fim. Em todas as outras letras, ir direto ao ponto.
Liste as informações a seguir e dividir em parágrafos.
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