Quando um determinado funcionário, inquilino, ou tomador deve ser informado de que o seu contrato não está a ser renovada, uma carta de não renovação escrito com tato e profissionalismo pode facilitar uma separação amigável, para não mencionar a economizar tempo e dor de cabeça. Esta é uma manobrabilidade um pouco complicado a letra não renovação deve ser equilibrada entre uma posição firmemente declarado e uma sensibilidade para as emoções do destinatário. No entanto, você pode adaptar uma forma relativamente simples para as suas necessidades profissionais individuais.
Claramente o seu propósito. Qualquer ambiguidade pode abrir a porta para a confusão mais tarde. Seu abridor deve ler: "Você está recebendo esta carta, porque você atualmente (mantenha uma política, trabalhar, etc.)." Depois de declarar o nome da empresa ou organização em questão, explicam que o leitor está sendo não-renovado. Para as questões mais sensíveis, como uma posição de trabalho, a carta deve seguir um telefonema ou encontro pessoal explicando sucintamente as razões da não-renovação.
Dê uma razão honesta para não-renovação. O destinatário merece uma explicação válida para a decisão. Em muitos casos, a razão pode ser tão simples como uma mudança na política, cortes no orçamento, ou a denúncia do cargo. Se a decisão foi baseada em um desempenho ruim, que o diga com um exemplo. Por exemplo, "Você está sendo não-renovado por causa de seu desempenho na capacidade de trabalho, nomeadamente em termos de pontualidade e compromisso com o trabalho." Evite cattiness ou statements- excessivamente acusatório em vez disso, manter a calma e profissional. Certifique-se que relatórios de incidentes específicos para fazer backup de quaisquer declarações de irregularidades ou mau desempenho deve a decisão entrado em questão.
Explicar as opções disponíveis para o destinatário. Para uma mudança de política, dar alternativas e data da rescisão. Em um local de trabalho ou locação não renovação, é fundamental, não só para dar um prazo, mas as instruções relativas ao tempo de férias restante e responsabilidades. Esta é também uma oportunidade, você deve escolher, para informar o destinatário sobre o processo de recurso a não renovação. Fornecer informações de contato para a pessoa encarregada desse processo ou um link para o site apropriado para mais informações.
Seja gentil. Em muitos casos, a não renovação vem como uma surpresa para o destinatário, e pode ser uma letra difícil de ler, uma vez que muitas vezes representa uma grande mudança de vida. Obrigado o funcionário, titular da apólice, ou arrendatário por seu tempo e contribuições para o negócio e desejar-lhes sorte em seus futuros empreendimentos. Não, no entanto, fazem alusão a quaisquer receios ou dúvidas sobre a decisão, pois isso pode sugerir ao destinatário que ele ou ela deve contestar a decisão, ou mesmo levá-lo ao tribunal.
Assinar a carta com seu nome e posição. Dê seu título e informações de contato para que o destinatário vai entender a sua autoridade na decisão e será capaz de alcançá-lo com perguntas. Se você está simplesmente informar sobre uma mudança de política, acrescentam que a não renovação está de acordo com essa política, e anexá-lo para referência.
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