As letras são a melhor maneira de garantir que os funcionários ou clientes são notificados de uma mudança na política. As pessoas tendem a ignorar os sinais e e-mails, porque eles são bombardeados com tantas propagandas e mensagens de e-mail por dia. Letters, por outro lado, são mais difíceis de ignorar porque eles estão associados com formalismo e mensagens importantes. cartas de notificação são simples de escrever e muito eficaz.
Carregar papel timbrado da empresa na sua impressora. A maioria das empresas têm políticas que as comunicações oficiais devem ser em papel timbrado, porque ajuda a transmitir a ideia de consistência e autoridade.
Abrir a carta, digitando a data. Se a letra está indo a um indivíduo, digite o nome e endereço do destinatário. Se a letra será parte de um envio em massa de avisos semelhantes, não escreva o nome ou usar o recurso de mala direta em seu programa de processamento de texto para inserir os nomes.
Comece a carta, digitando "Queridos Sr./Sra. (Nome)" seguido por dois pontos, ou para uma discussão mais geral "Caro cliente" ou um pleasantry semelhante.
Comece a carta explicando brevemente a situação. Se você estiver escrevendo para dar más notícias, como em um aviso de livros em atraso ou um passado devido conta, explicar o que a conta foi para e como é tarde. Se você estiver escrevendo para notificar os clientes sobre uma mudança na política, explicar o problema que criou a necessidade da mudança de política.
Explicar o aviso de forma clara e sucinta para que o destinatário não vai perder a mensagem. Fornecer as datas relevantes para quando a política vai entrar em vigor.
Dê informações ação como quaisquer prazos ou procedimentos que o destinatário da carta deve seguir. Fornecer suas informações de contato em caso tenham dúvidas.
Feche a carta agradecendo o funcionário ou cliente por sua atenção, e digite seu nome. Entre o espaço acima do seu nome.
dicas & avisos
- Mantenha a carta breve e de fato. Se você pedir desculpas demais clientes ou funcionários pode interpretar isso como uma indicação de que eles podem argumentar com o aviso ou política de mudança.
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