Se sua organização tiver mais de um empregado, e aqueles empregados viajar ou fazer compras para a empresa em seus cartões de crédito pessoais, você precisa de uma política de reembolso de cartão de crédito. políticas de reembolso de cartão de crédito permitem que você determine quais as despesas que serão pagos, definir um limite sobre os gastos e informar o trabalhador sobre a forma como o processo de reembolso funciona.
Determinar se pré-aprovação será necessário
Reembolso do empregado gastos de cartão de crédito pode ser um pesadelo orçamento, se os recursos humanos e contabilidade não tem idéia de que tipo de encargos que esperar. A exigência de pré-aprovação para alguns ou todos os gastos de cartão de crédito pode eliminar choque da etiqueta durante a reconciliação dos encargos de reembolso de cartão de crédito. Viagem ou de autorização de despesas formas e ordens de compra podem ajudar os gestores parar de gastar não autorizado, ao ajudar os recursos humanos e contabilidade obter uma ideia aproximada dos custos que serão reembolsados.
Limites de despesas fixados
Tampando reembolsos de cartão de crédito pelo estabelecimento de limites para os gastos é uma outra maneira que as políticas de cartão de crédito de reembolso pode ajudar a prevenir problemas de orçamento. Definir limites de despesas para refeições, hotéis e entretenimento vai manter despesas de viagem em cheque, enquanto reembolsos de serviços ou materiais deve ser controlada através de ordens de compra ou pré-autorização. licenças normais para as refeições, por exemplo, pode eliminar a necessidade de funcionários para transformar em receitas, e são úteis para organizações que processam uma grande quantidade de reembolsos.
Definir quais as despesas que serão reembolsadas
Qualquer política de reembolso do cartão de crédito deve definir claramente quais as despesas que serão reembolsadas. Enquanto os custos dos alimentos, viagem e hospedagem são os custos padrão de reembolso, a cultura da empresa pode ditar outros custos que estão sujeitas a reembolso, como os custos para entreter os clientes, incluindo ou excluindo bebidas alcoólicas e serviço de lavandaria para viagens de negócios estendidas. Sua política deve definir o que os custos podem ser reembolsados, e quando, para evitar abusos funcionário de contas de despesas.
Determinar o que é necessário para fundamentar Reembolso
Reembolso de empregados taxas de cartão de crédito pode rapidamente tornar-se problemático para contabilidade e recursos humanos se a política de reembolso não determina qual a documentação é necessária. Enquanto algumas empresas dependem de recibos individuais, outros usam recibos enviados por email ou cópias anotadas de declarações de cartão de crédito, ou definir licenças normais para a maioria das despesas reembolsáveis para evitar o excesso de papelada completamente. O volume de reembolsos sua organização lida com deve ditar sua política.
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