O uso de memorandos de funcionários para solicitar voluntários para o planejamento de escritório festa é uma boa maneira de envolver muitos trabalhadores e fazê-los sentir-se incluído na equipe de escritório. O uso efetivo de funcionários voluntários pode fazer eventos como festas de Natal sair sem um engate. Memos também garantir que uma mensagem ou anúncio atinge todos os destinatários. Ao planejar as festas de Natal e outros eventos de escritório, você precisa ter certeza de todos os que são convidados a participar tem conhecimento da data e hora.
Coisas que você precisa
- Lista de potenciais funcionários voluntários
- Informações de contato para todos os potenciais voluntários
- Data, local e hora do evento
- Lista de tempo voluntário e os requisitos impostos
Determinar o tipo de festa de Natal o seu escritório terá. Decidir se o evento será realizado no escritório ou fora do local. Definir um orçamento. Determinar o número de pessoas a serem convidadas, incluindo cônjuges ou convidados dos funcionários. Decidir se o álcool será servido e se a fornecer bebidas de cortesia ou uma barra de dinheiro. Mantenha uma lista detalhada dos parâmetros do partido para orientar seus voluntários para a sua criação.
Determinar quantos voluntários funcionário que você vai precisar para organizar e facilitar a festa. Na maioria dos casos, pelo menos 10 voluntários será necessária para cobrir todas as funções. Escolha um líder voluntário para supervisionar os outros colaboradores voluntários. Discutir detalhes da organização diretamente com o voluntário chumbo. Certifique-se de cada voluntário prospectivo tem tempo e capacidade de participar antes de atribuir funções.
Criar uma nota a todos os voluntários em potencial afirmando a sua necessidade de ajuda com a festa do escritório. Fornecer o nome do empregado selecionado para atuar como elo de ligação voluntário. Certifique-se de todos os voluntários entender que além de você, uma pessoa adicional estará disponível para o trabalho através da logística de organização do partido. Peça a todos os destinatários de notas para entrar em contato com você dentro de uma semana para que você saiba se eles podem oferecer-se. Manter uma lista de todos que concordou em ajudar.
Enviar um segundo memorando para as pessoas que se apresentaram como voluntários. Atribuir tarefas e responsabilidades do partido para indivíduos específicos ou pequenos grupos. Por exemplo, colocar um grupo encarregado de selecionar os alimentos menu- um segundo grupo encarregado de fazer circular dos convites um terceiro grupo encarregado de decorações, lembrancinhas e presentes. Continuar a dividir tarefas até que todos os aspectos da festa são cobertos. Você pode precisar para se alistar voluntários adicionais se o seu partido é grande, formal ou mais complexo do que um encontro casual em consultório.
No segundo memorando, anunciar um calendário de reuniões do comitê do partido voluntários, semanais ou mensais, para organizar e se preparar. Agendar a primeira reunião pelo menos quatro a seis meses antes do evento. Isso ajudará a garantir que nenhum detalhe é esquecido e todos os voluntários compreendam suas responsabilidades e compromissos de tempo. Agendar as reuniões durante o tempo da empresa, no local, mas tenha certeza de que não vai impactar negativamente o trabalho diário dos voluntários. Peça a todos os voluntários para que você saiba se eles vão participar da reunião de kick-off.
Use memorandos para acompanhar regularmente com todos os voluntários em todo o processo de planejamento. Estado em cada memorando que foi discutido na última reunião e que será discutido na próxima reunião. Peça voluntários para se comunicar com todo o grupo se eles têm ideias, sugestões, perguntas ou preocupações, para que todo mundo vai estar plenamente conscientes de como o processo de planejamento está progredindo.
Antes do evento, enviar um memorando para todos em seu escritório ou empresa, agradecendo aos funcionários voluntários pelo seu trabalho na preparação para a festa. Esta expressão de gratidão é importante para os voluntários.
