Como mesclar uma planilha do Excel em rótulos de texto

Use uma planilha do Excel como fonte de dados para mala direta do Word etiquetas.

Passar um par de centenas de dólares em Microsoft Office 2007 pode parecer um desperdício de seu dinheiro à primeira vista. O tempo e frustração salvo quando você usa o banco de dados Excel de nomes e endereços que você já construiu, em vez de recriá-lo no Word vai ser bem vale o dinheiro extra, no entanto. A mala direta pode extrair informações de bancos de dados do Excel para ajudar a criar documentos personalizados, como cartas, envelopes, etiquetas de endereçamento e fichas de informação de produção que dão o seu negócio um importante toque profissional.


Para ajudar o processo de mala direta ir mais suave e ajudar a eliminar alguns problemas de formatação, etiqueta seis colunas em sua planilha Excel que identificam as várias partes das etiquetas. Por exemplo, se estiver usando uma lista de endereços, incluem Nome, Sobrenome, Endereço, Cidade, Estado e CEP. Incluir outros títulos de coluna, como título ou país, por exemplo, se eles são pertinentes para a lista de endereços.

  • Abra o Word. Clique no "correspondências" guia no Word 2007, em seguida, "Iniciar mala direta."

  • Clique em "Etiquetas." Selecione o tipo de impressora que você usará para imprimir as etiquetas, o fabricante de etiquetas, e o número do produto no "Opções de etiqueta" caixa de diálogo.

  • Clique no botão Office localizado na parte superior esquerda da tela do Word se esta é a primeira vez que se liga a uma fonte de dados no Word. Clique "avançado," "Geral," e depois "Verifique Formato de arquivo de conversão em Open". Clique "ESTÁ BEM."

  • Clique "Selecionar destinatários" no "correspondências" guia e, em seguida "Use lista existente." Navegue para a planilha Excel necessário no "Selecione Fonte de Dados" caixa de diálogo. Dê um duplo clique sobre ele. Clique "MS Excel planilhas via DDE (.xls") no "Confirmar fonte de dados" caixa de diálogo, e em seguida OK. Clique "Mostre tudo" Se você não vê "MS Excel planilhas via DDE (.xls)" no "Confirmar fonte de dados" caixa de diálogo.



  • selecionar "Nome ou intervalo de celular" na caixa de diálogo Microsoft Office Excel, e digite o intervalo de células ou planilha com as informações que você deseja mesclar.

  • Clique em "mailings," "Iniciar mala direta," "Editar lista de destinatários" se você quiser selecionar um subconjunto de registros individuais (linhas em Excel) para incluir em sua lista. Marque ou desmarque registros individuais conforme necessário clicando no ponto de verificação junto aos destinatários individuais que surgem. Outra opção é clicar em um dos campos compostos que inclui combinações usados ​​regularmente de informação, como "Bloco de endereço." Clique em "mailings," "Escrever e Inserir Campos," e "Campos jogo" Se você deseja se conectar de correio do Word Merge campos para dados de coluna do Excel. Escolha os seus títulos de coluna de os menus à direita em cada linha que correspondem às partes de um endereço no lado esquerdo do "Campos jogo" caixa de diálogo. Nem todas as partes do endereço irá corresponder a um título de coluna. Eles vão mostrar-se como espaços reservados em vazio no seu rótulo.

  • Clique no documento de etiqueta em que deseja inserir o primeiro campo de informação. Clique "mailings,"Escrever e Inserir Campos" para adicionar o bloco de endereço ou campos individuais às suas etiquetas. Use a pontuação, tais como espaços, supressão de espaços ou vírgulas para fazer seus rótulos olhar como você deseja. Clique "Etiquetas de atualização" dentro "Escrever e Inserir Campos." Formatar os campos de dados em uma etiqueta com a fonte, cor do texto, e outras mudanças que você quer fazer.

  • Realce o rótulo que você formatado. pressione "Ctrl-Shift-C" no teclado para copiar a formatação da etiqueta. Clique "Ctrl-A" para destacar todas as etiquetas e, em seguida "Ctrl-V" para colar a formatação para todos os rótulos.

  • Clique "resultados de visualização" no "correspondências" aba. Clique "Próximo registro" e "Registro anterior" para pré-visualizar cada marcador no documento. Clique "encontrar Destinatário" a olhar para um rótulo específico.

  • Clique "mailings," "Terminar," "Termine e mesclar," "Editar documentos individuais." Selecione se você deseja editar o rótulo atualmente na tela, um conjunto de etiquetas, ou todas as etiquetas. Os rótulos que você deseja editar serão salvos em um arquivo separado. Salve o arquivo de etiqueta principal, se você quiser trabalhar com o rótulo definido novamente no futuro.

dicas & avisos

  • Certifique-se que você olhar cuidadosamente para cada página de etiquetas para ver que seus rótulos olhar a maneira que você quer que eles. Você pode ter que ajustar a fonte ou espaçamento em alguns levá-los a se encaixar corretamente em suas etiquetas.
  • Criar etiquetas personalizadas na caixa de diálogo Opções de etiqueta, se as etiquetas não corresponde a nenhum dos produtos fabricante pré-selecionados.
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