Quais são as funções de um secretário como assistente de um gerente?

Como secretário de um gerente, muitas vezes você vai ser a primeira pessoa de contato para aqueles que tentam alcançar o seu patrão tanto dentro como fora da empresa. Ao contrário de uma recepcionista ou secretária geral que atende o telefone para toda a equipe, você pode responder a chamadas de entrada para apenas o seu gerente. Você terá que filtrar as chamadas para determinar se você pode ajudar o chamador ou se o seu chefe está disponível para atender a chamada. Auxiliando o gestor inclui saudação visitantes que vêm para o escritório de seu gerente e ordenando-as segundo as instruções do seu gerente. Secretário funções para o seu gerente pode também incluir conectar com outros profissionais em seu nome através de correspondência escrita, fazer chamadas telefônicas e enviar e-mails.

Gerentes esperam que os seus secretários para ser organizado. Você será responsável por assegurar escritório arquivos são mantidos em ordem e quaisquer documentos confidenciais são colocados em uma área segura. Você pode ter que classificar através de e-mails recebidos para determinar o que é dado ao seu gerente, arquivado ou descartado. Auxiliando o gerente muitas vezes inclui manter o seu cronograma. Ele vai esperar que você manter o controle de seus compromissos, agendar reuniões e fazer seus planos de viagem, quando necessário. Outras funções podem incluir a criação de chamadas em conferência e participação em reuniões, bem como proporcionar a agenda e tendo minutos.

Mesmo que você seja a secretária do gerente, algumas de suas responsabilidades podem incluir a gestão. Auxiliando o gerente, por vezes, pode significar atuando como gerente de si mesmo. Seu chefe pode dar-lhe a tarefa de supervisionar determinados projectos, como a gestão de um banco de dados ou criar e atualizar relatórios. Se houver outros membros da equipe de escritório no escritório, você pode ser responsável pela sua gestão e atribuição de suas tarefas diárias. Eles podem reportar diretamente a você em vez de seu gerente, e você pode servir como seu supervisor imediato. Você também pode ser chamado para treinar outros funcionários e até mesmo instruir o seu supervisor sobre tais assuntos como ensiná-los a operar máquinas de escritório ou utilizar pacotes de software.